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Remboursement des frais liés aux déplacements temporaires pour motif professionnel

Versions antérieures de la circulaireLes versions antérieures des circulaires n’ont qu’une utilité optionnelle en cas de besoin particulier. Il faut donc utiliser ces documents avec précaution, notamment si vous doutez des informations qui y sont contenues. En cas d’incertitude, veuillez contacter le service info statut avant d’appliquer des dispositions peut être obsolètes.

Première version publiée le 27 octobre 2006 - Dernière mise à jour en 2014 (RÉÉCRITURE TOTALE)

Références

  • Loi 2007.209 du 19 février 2007 relative à la fonction publique territoriale (modifiant la loi 84-594 du 12 juillet 1984).
  • Décret 2001-654 du 19 juillet 2001 (modifié par le décret 2007-23 du 5 janvier 2007) fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements des personnels des collectivités locales et établissements publics mentionnés à l’article 2 de la loi 84-53 du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale.
  • Décret 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l’Etat.
  • Arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités de mission prévues à l’article 3 du décret 2006-781 du 3 juillet 2006.
  • Arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités de stage prévues à l’article 3 du décret 2006-781 du 3 juillet 2006.
  • Arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités kilométriques prévues à l’article 10 du décret 2006-781 du 3 juillet 2006.
  • Arrêté du 5 janvier 2007 fixant le montant maximum de l’indemnité forfaitaire prévue à l’article 14 du décret 2001-654 du 19 juillet 2001.
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Introduction

La thématique des frais de déplacement aborde traditionnellement trois questions :

La présente communication ne traite que du premier point « l’indemnisation des frais de déplacements temporaires et pour motif professionnel ». Les deuxième et troisième points font par conséquent l’objet de communications distinctes. Notre ancienne circulaire plus complète en la matière, figure dans les archives (en haut à droite de la circulaire).

Les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements des personnels territoriaux sont régies par le décret 2001-654 du 19 juillet 2001 qui renvoie, sous réserve des dispositions spécifiques aux agents territoriaux mentionnées expressément dans le décret, aux dispositions réglementaires applicables aux agents de l’État.

Le décret auquel renvoie le décret du 19 juillet 2001 est pour les frais de déplacements temporaires, le décret 2006-781 du 3 juillet 2006 qui fixe les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l’État en métropole, en Outre-mer et à l’étranger.

L’agent en mission, en intérim ou en formation bénéficie de la prise en charge de ses frais de transport et d’indemnités de mission ou de stage. Les indemnités de mission ou de stage sont exclusives l’une de l’autre.

Les frais sont pris en charge par la collectivité pour le compte de laquelle le déplacement est effectué. Les personnes collaborant aux commissions qui apportent leur concours à une collectivité et dont les frais de fonctionnement sont payés sur fonds publics peuvent également être remboursées de leurs frais dans les mêmes conditions.

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1. Le public concerné par le remboursement des frais de déplacement temporaires

"Toute personne dont les frais de déplacement sont à la charge des budgets de ces collectivités et établissements".

Dans la limite des dispositions du décret 2001.654 du 19 juillet 2001, il peut notamment s’agir, par exemple, des élus locaux, des fonctionnaires et agents publics de la collectivité, des personnes collaborant à l’activité de la collectivité ou de l’établissement, des membres d’organismes consultatifs, des commissions d’appels d’offres et jurys de concours dans le cadre d’une procédure de maîtrise d’œuvre.

A noter que les agents de droit privé rémunérés par la collectivité sont également éligibles au remboursement de leurs frais de déplacement (Question écrite 20087, JO Sénat du 4 mai 2000, p.1593).

Toutefois, les personnes, autres que celles qui reçoivent de la collectivité une rémunération au titre de leur activité principale, ne peuvent être réglées de leurs frais de déplacement "que sur décision de l’autorité territoriale ou du fonctionnaire ayant reçu délégation à cet effet".

Il est donc nécessaire qu’un acte ou une décision administrative de remboursement soit établi par la collectivité pour les personnes qui ne sont pas déjà rémunérées à titre principal par celle-ci.

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2. Les motifs donnant lieu à remboursement des frais de déplacement temporaires

Les frais engagés sont pris en charge à l’occasion de déplacements temporaires pour motif professionnel, effectués dans les cas suivants :

1. la mission s’applique à l’agent en service, muni d’un ordre de mission pour une durée totale qui ne peut excéder 12 mois, qui se déplace, pour l’exécution du service, hors de sa résidence administrative et hors de sa résidence familiale ;

2. l’intérim concerne l’agent qui se déplace pour occuper un poste temporairement vacant, situé hors de sa résidence administrative et hors de sa résidence familiale ;

3. le stage est relatif à celui qui suit une action de formation initiale ou à un agent qui se déplace, hors de sa résidence administrative et hors de sa résidence familiale, pour suivre une action de formation continue organisée par l’administration ou à son initiative en vue de la formation professionnelle des personnels.

L’agent territorial bénéficie d’indemnités de stage, dans le cadre d’actions de formation d’intégration, de professionnalisation et de perfectionnement organisées par le CNFPT, mais également lors de formations prescrites par l’employeur et dispensées par un autre organisme public ou même privé. A ce titre, vous pouvez vous référer à l’arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités de stage prévues à l’article 3 du décret 2006-781 du 3 juillet 2006.

Cas d’exclusion : aux termes de l’article 7 alinéa 1er du décret 2001.654, n’est pas considéré comme étant en stage le fonctionnaire assistant à une formation personnelle suivie à son initiative (article 1er, 2° c) de la loi 84.594 du 12 juillet 1984. De même, l’agent participant aux tests de sélection préalables à l’admission au cycle de préparation à un concours et le cycle de préparation lui-même n’ouvre pas droit au remboursement des frais de déplacement (Cour administrative d’appel de Paris, requête 01PA04086 du 6 avril 2005, Conseil Général de l’Essonne) ;

4. la collaboration aux commissions inclut des organes tels que : les Conseils municipaux, et les Conseils d’administration, les Commissions d’appels d’offres, les Commissions Administratives Paritaires, les Comités Techniques, les Comités d’Hygiène et de Sécurité, les Conseils de Discipline ;

5. la présentation à un concours, à une sélection ou à un examen professionnels.

Il faut que les épreuves se déroulent hors des résidences administrative et familiale de l’agent. Le remboursement correspond au déplacement entre la résidence administrative ou familiale de l’agent et le lieu où se déroulent les épreuves. Mais ces frais ne peuvent être pris en charge que pour un aller-retour par année civile. Toutefois, il peut être dérogé à cette disposition à la condition que « l’agent soit appelé à se présenter aux épreuves d’admission d’un concours ».

L’indemnisation est subordonnée à la production d’états de frais et justificatifs de paiement. A cet égard, la liste des pièces justificatives que doit exiger le comptable avant de procéder au paiement est annexée à l’article D 1617-19 du CGCT, annexe I, rubrique 218, "indemnités et remboursement de frais relatifs aux déplacements". Une avance sur le paiement des frais peut être consentie à l’agent qui en fait la demande. Ci-dessous, sont expliqués quels types de frais sont susceptibles d’être remboursés.

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3. La nature des frais remboursés : la restauration et l’hébergement

Les indemnités de mission et de stage visent à prendre en compte forfaitairement les frais de repas et d’hébergement. Tout dispositif visant à rembourser seulement le montant des frais de restauration réellement engagés par l’agent dans la limite du taux maximal par repas méconnaît le caractère forfaitaire de ce type de défraiements (hormis le cas de délibérations y dérogeant pour motif d’intérêt du service, pour des situations particulières et limitées dans le temps).

Cour administrative d’appel de Versailles, requête 09VE03049 et 09VE03050 du 21 janvier 2010.

Pour les indemnités dont les arrêtés fixent un montant de remboursement maximal, la collectivité peut déterminer, par délibération, les montants qu’elle retient, dans la limite des taux maxima.

Le taux de remboursement des frais d’hébergement en métropole et le taux de l’indemnité de mission, outre-mer, peuvent ainsi être déterminés par délibération.

Les indemnités de mission versées lorsque l’agent est en formation continue peuvent être diminuées d’un pourcentage fixé par délibération lorsque l’agent est logé ou nourri dans une structure administrative. S’agissant des indemnités de mission ou de stage, des règles dérogatoires peuvent être prévues par délibération.

Cette disposition est cependant soumise à des conditions précises : lorsque l’intérêt du service l’exige, pour tenir compte de situations particulières et pour une durée limitée.

Attention : toutefois, le Conseil d’État a cependant déterminé que les frais d’hébergement ne peuvent donner lieu qu’à un remboursement forfaitaire et que prévoir un remboursement aux frais réels des dépenses d’hébergement méconnaît les dispositions du décret du 3 juillet 2006 (Conseil d’État, requête 301651, Syndicat National Force Ouvrière des Magistrats, 4 mars 2009).

L’autorité territoriale ne peut, par contre, limiter le remboursement des frais de déplacement à l’accomplissement d’un nombre minimal ou maximal de kilomètres pour le trajet considéré (Conseil d’État, requête 151349 du 5 juillet 1995).

Elle ne peut, non plus, refuser le remboursement d’un déplacement qui a été autorisé par elle, au motif du manque de crédits disponibles. Elle peut, par contre, ne pas autoriser certains déplacements en se fondant sur ce motif (Tribunal Administratif de Toulouse, requête 0203448, 22 novembre 2006).

Les indemnités de mission ou de stage, selon la nature de la formation, ne sont pas versées lorsque l’agent effectue une formation dans un établissement ou centre de formation dont les modalités de prise en charge relèvent d’un régime indemnitaire particulier.

Enfin, les IHTS ne peuvent être attribuées à un agent pendant les périodes ouvrant droit à remboursement des frais de déplacement (article 9 du décret 2002-60 du 14 janvier 2002).

Les détails de calcul du remboursement des frais de mission sont exposés dans l’arrêté (NOR : BUDB0620004A) du 3 juillet 2006 fixant le taux des indemnités de mission prévues à l’article 3 du décret 2006-781 du 3 juillet 2006.

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4. La nature des frais remboursés : les frais de transport

Les frais de transport des agents doivent répondre au souci premier de retenir le moyen de transport au tarif le moins onéreux. Lorsque l’intérêt du service l’exige, le moyen le plus adapté à la nature du déplacement peut être retenu.

L’autorité territoriale peut autoriser l’utilisation par un agent de son véhicule (voiture, motocyclette, vélomoteur…), lorsque l’intérêt du service le justifie. Les conditions d’utilisation et les modalités de prise en charge financière sont celles définies dans le décret du 3 juillet 2006.

Ces véhicules doivent notamment être couverts par leurs propriétaires par une police d’assurance garantissant de manière illimitée leur responsabilité au titre de tous les dommages pouvant résulter de l’utilisation dudit véhicule à des fins professionnelles.

La prise en charge financière peut intervenir soit sur la base du tarif de transport public de voyageurs le moins onéreux, soit sur la base d’indemnités kilométriques dont les taux sont fixés par l’arrêté (NOR : BUDB0620005A) du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités kilométriques prévues à l’article 10 du décret 2006-781 du 3 juillet 2006.

A noter que les taux de cet arrêté ont été actualisés le plus récemment par un arrêté (nor : BCFF0818058A) du 26 août 2008 (JO du 30 août 2008).

L’autorité territoriale peut également autoriser le remboursement des frais d’utilisation de parcs de stationnement et de péage d’autoroute ou d’utilisation d’un taxi, d’un véhicule de location ou d’un véhicule personnel autre qu’un véhicule à moteur. Ce remboursement ne pourra intervenir que sur présentation des pièces justificatives.

4.1 - Fonctions essentiellement itinérantes

Les dispositions relatives au remboursement forfaitaire qui était versé au titre des fonctions itinérantes, à l’intérieur d’une commune, ont été maintenues, cette mesure étant particulièrement adaptée à la Fonction publique territoriale.

Le montant de l’indemnité forfaitaire pour fonctions itinérantes a fait l’objet d’un arrêté ministériel (NOR : INTB0600994A) du 5 janvier 2007 fixant le montant maximum de l’indemnité forfaitaire prévue à l’article 14 du décret 2001-654 du 19 juillet 2001. Le montant annuel maximum s’élève à 210 €.

Les fonctions essentiellement itinérantes au titre desquelles cette indemnité peut être versée sont déterminées par une délibération qui fixe également le montant retenu.

L’existence ou non d’un réseau de transport en commun régulier, au sein de la commune, n’intervient pas pour l’attribution de cette indemnité.

4.2 - Déplacements à l’intérieur de la commune

L’agent qui se déplace à l’intérieur du territoire de la commune de résidence administrative ou familiale ou de la commune où s’effectue le déplacement temporaire bénéficie, comme auparavant, d’une prise en charge de ses frais de transport, sur décision de l’autorité territoriale, lorsque la commune est dotée d’un service régulier de transport public de voyageurs. Elle intervient sur la base du tarif ou de l’abonnement du transport en commun le moins onéreux et le mieux adapté au déplacement.

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