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La tenue du dossier individuel

Versions antérieures de la circulaireLes versions antérieures des circulaires n’ont qu’une utilité optionnelle en cas de besoin particulier. Il faut donc utiliser ces documents avec précaution, notamment si vous doutez des informations qui y sont contenues. En cas d’incertitude, veuillez contacter le service info statut avant d’appliquer des dispositions peut être obsolètes.

Publiée en 2013 - Dernière mise à jour en 2013

Références

  • Loi 83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires, articles 18 et 19.
  • Loi 84-53 du 26 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale, article 136.
  • Loi 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.
  • Loi 78-753 du 17 juillet 1978.
  • Loi 2002-1062 du 6 août 2002 portant amnistie.
  • Décret 85-643 du 26 juin 1985 relatif aux Centres de gestion.
  • Décret 88-465 du 28 avril 1988.
  • Décret 89-677 du 18 septembre 1989 relatif à la procédure disciplinaire applicable aux fonctionnaires territoriaux.
  • Décret 2002-637 du 29 avril 2002.
  • Décret 2005-1309 du 20 octobre 2005 relatif à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.
  • Décret 2011-675 du 15 juin 2011 relatif au dossier individuel des agents publics et à sa gestion sur support électronique, et arrêté du 21 décembre 2012 relatif à la composition du dossier individuel des agents publics géré sur support électronique.
  • Circulaire FP/3 1821 du 20 octobre 1993.
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Introduction

Le dossier individuel est un outil de gestion des ressources humaines, matérialisé par une chemise à l’intérieur de laquelle sont insérés les documents relatifs à la carrière de l’agent. L’article 18 de la loi 83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires dispose que « Le dossier individuel doit comporter toutes les pièces intéressant la situation administrative de l’intéressé, c’est-à-dire les informations relatives à l’exercice de ses fonctions ou plus généralement les éléments permettant d’apprécier sa manière de servir, enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité ». Le dossier individuel peut sous certaines conditions se présenter sous la forme d’un support dématérialisé.

L’autorité territoriale est tenue de constituer un dossier pour chaque fonctionnaire (article 18, loi 83-634 du 13 juillet 1983). Cette obligation s’applique également aux stagiaires et aux agents non titulaires. L’existence d’un dossier individuel constitue une garantie pour les agents qui peuvent à tout moment exercer leur droit à communication et connaître les éléments dont dispose à leur sujet l’autorité territoriale. La communication du dossier individuel est obligatoire avant toute mesure prise en considération de la personne, que cette mesure ait ou non un caractère disciplinaire. La tenue correcte du dossier est donc un savoir-faire précieux pour tout employeur territorial.

La présente circulaire est légèrement différente dans sa démarche de celles auxquelles vous êtes habitués : elle ne vise pas seulement à expliquer les règles juridiques applicables au dossier individuel mais aussi à donner des conseils pratiques pour la bonne tenue de ce dossier.

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1. Eléments obligatoires figurant dans le dossier individuel

1.1 – Actes relatifs au recrutement

  • Une fiche individuelle d’état civil apportant la preuve de la nationalité, de la date de naissance de l’agent, de l’accomplissement des services militaires et des services publics, de sa situation familiale, la copie des titres et diplômes, l’extrait de liste d’aptitude ;
  • Justification d’immatriculation à la sécurité sociale (photocopie de la carte vitale), lettre de candidature, lettre de l’employeur retenant la candidature, l’acceptation du poste (courrier, mail, fax) et relevé d’identité bancaire.

1.2 – Documents relatifs à la rémunération

Les fiches de paie, les états des heures supplémentaires, les relevés d’indemnités.

1.3 – Documents relatifs à la formation

L’attestation de formation initiale d’intégration, de professionnalisation, les demandes de formation, les lettres d’acceptation ou de refus des formations par l’organisme formateur (courriers du CNFPT,…), attestation de stage et de formation.

1.4 – Actes relatifs au déroulement de carrière

Les arrêtés de nomination, promotion, mutation, détachement, mise en disponibilité, mise en congé parental, mise à disposition, réintégration, avancement d’échelon ou de grade, temps partiel, arrêtés de réintégration. La fiche de poste et la fiche suivi stagiaire, tableaux d’avancement et listes d’aptitude, avis de la CAP.

1.5 – Notations ou évaluations

Elles sont matérialisées par la fiche de notation ou le rapport d’évaluation de l’agent, ainsi que les demandes de révision de ces notations. Idem pour le compte rendu d’entretien professionnel, notamment à compter de sa pérennisation en 2015.

1.6 – Informations et documents relatifs à la protection sociale

Exemple : les arrêts maladie, le rapport de la (contre) visite médicale. Sous réserve de détails développés au point 3 de la circulaire (pièces interdites).

1.7 – Informations relatives au(x) mandat(s) détenu(s) par l’agent

C’est à dire l’ensemble des pièces afférentes à l’exercice du droit syndical ou d’un mandat politique (exemple : ASA, demande de crédit d’heures).

1.8 – Faits et informations relatives à la discipline

Le dossier disciplinaire de l’agent, les rapports dont l’agent a fait l’objet, les arrêtés portant sanction disciplinaire (hormis l’avertissement), l’avis du conseil de discipline, les informations relatives au comportement de l’agent dans la mesure où il ne s’agit pas d’une sanction déguisée. Sous réserve de détails développés au point 3 de la circulaire (pièces interdites).

1.9 – Procédure médicale (en deux parties)

La première partie contient les pièces fournies par l’agent intéressé et la seconde contient les résultats d’expertises, diagnostics, radiographies établies par des médecins. Toutefois, ce sous-dossier doit être classé auprès du médecin de la médecine professionnelle et préventive.

1.10 – Correspondance entre la collectivité et l’agent

Il est utile de la réinsérer, dans chaque thématique.

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2. Pièces du dossier individuel ayant un caractère temporaire

Il s’agit des éléments qui, au-delà d’un certain temps, n’ont plus d’intérêt pour la situation administrative de l’agent. Par suite, à l’issue d’un délai propre à chaque document, ils doivent être retirés du dossier individuel de l’agent. Ils peuvent concerner le recrutement, le déroulement de carrière, la maladie ou la discipline.

Un distinguo peut être fait entre les actes préparatoires à une décision et ceux qui ont vocation, par automatisme ou par le biais d’une procédure particulière, à être retiré du dossier de l’agent. Les actes préparatoires à la décision :

  • Le recrutement : il peut s’agir de la notification de changement d’adresse de l’agent, des congés annuels autorisés ;
  • La rémunération : par exemple, ce sont les attestations de scolarité des enfants ;
  • Le déroulement de carrière : cela vise principalement le double des bulletins de paye ;
  • Les congés ou les absences : tout élément relatif à cette thématique doit être inséré dans cette partie.
Les documents destinés à un retrait automatique ou via une procédure :

En matière de discipline, certaines sanctions doivent être retirées au bout d’un certain délai. En application de l’article 89 de la loi 84-53 du 26 janvier 1984 précitée, les sanctions du premier groupe, plus précisément le blâme et l’exclusion temporaire de fonctions doivent être automatiquement effacées au bout de trois ans, si aucune autre sanction n’est intervenue pendant cette période.

De plus, et ce pour les sanctions du deuxième et troisième groupe, l’article 31 du décret 89-677 du 18 septembre 1989 relatif à la procédure disciplinaire applicable aux fonctionnaires territoriaux prévoit que l’agent peut demander à l’autorité territoriale, après dix années de services effectifs à compter de la date de la sanction disciplinaire, à ce qu’il ne subsiste aucune trace de la sanction disciplinaire prononcée, dans son dossier.

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3. Pièces et mentions interdites dans le dossier individuel

3.1 – État de santé de l’agent

Peut-on faire apparaître des informations relatives à l’état de santé de l’agent en particulier s’il est estimé que celui-ci a une relation avec l’exercice de ses fonctions ? Il existe un principe assorti d’assouplissements en la matière. En vertu de l’article R.4127-104 du Code de la santé publique, les documents mentionnant la pathologie de l’agent sont prohibés du contenu de son dossier individuel. Toutefois, les documents afférents au dossier médical de l’agent, peuvent être détenus par le médecin de la médecine professionnelle et préventive.

Certains assouplissements sont possibles. En effet, les éléments relatifs à l’aptitude physique de l’agent, ainsi que les pièces fournies par l’agent (arrêts maladie, demande de congés maladie, certificat de grossesse, conclusions administratives des médecins) doivent figurer au dossier à condition de ne comporter que les mentions nécessaires à la gestion des droits à congés (s’agissant des demandes d’octroi de congés de maladie). La circulaire FP/4 2070 du 2 mars 2004 relative au respect du secret médical dans le cadre de l’activité des comités médicaux préconise de rédiger deux procès verbaux distincts : le premier exhaustif conservé par le comité médical et le second destiné aux services gestionnaires comportant l’avis, la composition du comité sans indication de la spécialité des médecins présents.

Plus précisément, une circulaire du 13 mars 2006 (NOR : MCTB0600027C) relative à la protection sociale des fonctionnaires territoriaux nommés dans des emplois permanents à temps complet ou à temps non complet contre les risques maladies ou accidents de services a précisé que seuls les volets 2 et 3 doivent être transmis par les intéressés à leurs services du personnel qui ne comportent pas de mentions médicales à caractère personnel, contrairement au volet 1.

3.2 – Comportement général de l’agent

Les informations relatives au comportement de l’agent ne sont pas autorisées.

Les observations relatives au comportement de l’agent sont, en principe, prohibées dans le dossier individuel, même s’il existe certaines dérogations, notamment dans le cadre d’une procédure disciplinaire ou afin d’apprécier la manière de servir de l’agent. Par exemple, tout élément qui présente un caractère injurieux ou diffamatoire ne peut y être versé.

La jurisprudence administrative adopte une position protectrice de l’agent. En effet, elle considère que tout rapport inséré au dossier individuel de l’agent qui constitue une sanction déguisée est illégale, si ce dernier a une répercussion sur la carrière de l’agent.

A contrario, les remarques positives de l’autorité territoriale sur le comportement de l’agent semblent être tolérées. Toutefois, dans un souci de neutralité, il est conseillé de ne faire figurer ni l’une, ni l’autre de ces observations. Par ailleurs, concernant les sanctions, si comme cela a été énoncé précédemment, elles doivent figurer au dossier individuel de l’agent dans le compartiment discipline, l’avertissement quant à lui n’y figure jamais en application de l’article 89 de la loi 84-53.

3.3 – Opinions philosophiques, religieuses, activités politiques…

Peut-on faire apparaître des informations relatives aux opinions et activités politiques, philosophiques ou religieuses de l’agent ?

La jurisprudence administrative adopte en la matière une position favorable à l’agent. Au delà du principe posé dès 1954 par le Conseil d’État (Conseil d’État, 28 mai 1954, Barel) qui confirme la jurisprudence classique sur la liberté d’opinion des fonctionnaires, qui n’est qu’une application particulière de l’alinéa 5 du préambule de la Constitution de 1946, selon lequel « nul ne peut être lésé, dans son travail ou son emploi, en raison de ses origines, de ses opinions et de ses croyances », la juridiction suprême considère, dans le dernier état de la jurisprudence en vigueur, que la mention des opinions politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques figurant au dossier de l’agent est illégale, sans prendre en considération les éventuelles conséquences de cette mention sur la situation administrative de celui-ci (Conseil d’État, 25 juin 2003, Mme Calvet, 251833).

A contrario, le Tribunal administratif de Besançon (29 mai 2007, requête 0601236, Mme Terrade) précise que l’inscription au dossier d’un agent, d’observations lui assignant des objectifs à atteindre et comportant des appréciations sur sa manière de servir, notamment le reproche d’utiliser une partie de ses heures de service pour l’exercice de son activité syndicale, n’est pas interdite. Tout se situe donc dans la mesure et surtout le lien qu’entretiennent les opinions et activités philosophiques, politiques, syndicales ou religieuses, sur la bonne exécution et la neutralité du service.

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4. Ergonomie du dossier individuel en vue de sa consultation

4.1 – Dossier individuel physique sous forme papier

La tenue du dossier doit répondre à de multiples exigences : enregistrement, numérotation et classement sans discontinuité dans la carrière de l’agent (article 18 de la loi 83-634 du 13 juillet 1983). Les règles de la tenue du dossier visent à garantir son caractère complet et son intégrité, en évitant qu’une pièce versée au dossier en soit retirée.

Le dossier individuel de l’agent est constitué dans une chemise, si nécessaire cartonnée, destinée à sa conservation. Matériellement, il peut être opportun de le compartimenter (exemple : classement par sous-chemises). Le dossier doit comporter à l’extérieur et de façon lisible les nom et prénom de l’agent.

S’agissant de son contenu, il peut y avoir autant de sous-dossiers que de thématiques relatives à l’agent, afin d’assurer une aisance dans la manipulation du dossier, lors de l’insertion de nouvelles pièces : recrutement, formation, carrière, notation ou comptes-rendus d’entretien professionnel, protection sociale, cessation de fonction et discipline.

Ce classement thématique permet une meilleure lisibilité de la carrière de l’agent. Ces thématiques peuvent être réduites à cinq, comme le propose la circulaire FP/3, 1821 du 20 octobre 1993 relative aux instructions pour le versement, le tri et la conservation des dossiers de personnel : carrière, administratif, comptable, pension et accident du travail ou maladie professionnelle.

Ces dossiers contiennent les pièces suivantes :

  • Dossier de carrière : correspondance de l’agent et double de la correspondance qui lui a été adressée, les pièces originales fournies par l’agent, les feuilles de notes et appréciations, les copies de décisions individuelles le concernant, et parfois les copies rendues par l’agent au moment du concours de recrutement ;
  • Dossier administratif : la plupart des copies des pièces précédentes et, parfois, les originaux des décisions individuelles d’administration courante ;
  • Dossier comptable : les pièces comptables concernant le paiement de l’agent ;
  • Dossier pension : le dernier arrêté de promotion, la demande d’admission à la retraite et la décision, la fiche historique de l’agent (un état de services), des pièces relatives à l’état civil de l’agent et de la correspondance (exceptionnellement intéressante) ;
  • Dossier d’accident du travail ou de maladie professionnelle : les pièces relatives aux accidents de travail ou aux maladies professionnelles.

Mais ce classement ne semble être opportun pour une collectivité territoriale que pour la gestion d’agents récemment recrutés. Au-delà de deux ans, ce classement peut devenir inapproprié en tant qu’outil de gestion de la carrière des agents. Dans le sens où il est nécessaire que l’organisation physique du dossier s’adapte au profil professionnel de l’agent, afin de permettre une conservation optimale de celui-ci. Pour en savoir plus sur les modalités et les durées d’archivage par l’employeur et les archives départementales voir le point 6 de la présente circulaire.

Par exemple, dans l’hypothèse d’un agent détaché sur un emploi fonctionnel, ce dernier disposera d’une double carrière. Par suite, l’ergonomie du dossier fixée par la circulaire ne sera plus adaptée.

A noter : la présentation physique du dossier doit faire l’objet d’une attention méticuleuse et d’une méthodologie. Les documents sont classés par ordre chronologique d’arrivée et sans discontinuité. Un classement décroissant peut être adopté, afin que la pièce la plus récente se situe au-dessus, ce qui permet d’assurer une meilleure lisibilité. Un classement par thème facilitera le travail des services gestionnaires et le versement aux archives. Les éléments temporaires du dossier peuvent faire l’objet d’une élimination périodique, ce qui nécessitera une nouvelle numérotation des pièces. Pour des raisons de commodité les éléments permanents peuvent être séparés des éléments temporaires. Physiquement, à l’intérieur d’une chemise pour une thématique particulière, coexistent par exemple deux sous chemises (éléments permanents et temporaires).

4.2 – Dossier individuel dématérialisé

4.2.1 – Des garanties identiques en droit

Le dossier du fonctionnaire peut être géré sur un support électronique s’il présente les garanties prévues à l’article 18 du statut général des fonctionnaires. A titre de rappel les garanties principales à apporter sont les suivantes :

Le dossier du fonctionnaire doit comporter toutes les pièces intéressant sa situation administrative enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité.
Il ne peut être fait état dans le dossier d’un fonctionnaire, ou dans un document administratif, de ses opinions ou des activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques. Tout fonctionnaire a accès à son dossier individuel dans les conditions définies par la loi.

Depuis la publication de la loi mobilité (sur laquelle le CDG a produit une circulaire), un décret et un arrêté sont venus préciser ces dispositions. Un décret du 15 juin 2011 liste les modalités de mise en œuvre de cette possibilité. Le texte indique notamment les principes gouvernant la gestion du dossier et son accessibilité par l’agent public concerné, ainsi que son contenu. Un arrêté apporte des précisions concernant les pièces pouvant être versées au dossier.

Le décret indique que les modalités de création et de passage à la gestion des dossiers sur support électronique sont définies par arrêté ou décision de l’autorité administrative ou territoriale pris après avis du comité technique compétent. Cet arrêté ou cette décision fixe la liste des documents et les catégories de personnels concernés ainsi que le calendrier de mise en œuvre de cette gestion. Il fixe notamment une date à compter de laquelle toute nouvelle pièce versée au dossier ne peut l’être que sous un format électronique.

Le comité technique compétent doit être tenu informé des systèmes d’information et procédés utilisés pour la création et la gestion sur support électronique des dossiers individuels des agents concernés. La collectivité doit respecter des obligations de conformité des documents au support original. Le dossier individuel peut être créé et géré, en tout ou partie, sur support électronique.

4.2.2 – Les procédés de dématérialisation qui peuvent être utilisés

La dématérialisation peut s’effectuer de deux façons : à partir de documents numérisés à partir d’un support papier physique, ou à partir de documents produits directement sous forme électronique. Le texte précise que toute pièce versée au dossier ne peut être conservée que sur l’un des deux supports, selon le mode de gestion choisi par l’autorité gestionnaire. L’autorité qui gère le dossier doit disposer d’un système de numérisation garantissant la reproduction à l’identique d’un acte original établi sur support papier. La conservation des actes doit avoir un caractère pérenne.

Le décret précise que l’agent peut consulter son dossier par affichage sur écran des documents sous une forme accessible. Enfin, il peut obtenir copie de tout ou partie de son dossier, électroniquement, ou sur support papier imprimé. L’accessibilité du dossier par l’agent intéressé est encadrée par les dispositions de la loi du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés. L’agent public a donc le droit de s’opposer, pour des motifs légitimes, à ce que les données à caractère personnel le concernant fassent l’objet d’un traitement. Il peut également s’opposer, sans frais, à ce que les données le concernant soient utilisées à des fins de prospection, notamment commerciale, par le responsable du traitement de son dossier.

L’agent public est en droit d’exiger du responsable d’un traitement que soient rectifiées, complétées, mises à jour, verrouillées ou effacées les données à caractère personnel qui le concernent, si elles sont inexactes, incomplètes, équivoques, obsolètes.

4.2.3 – Le principe d’accessibilité du dossier et de ses pièces

L’agent peut également exiger des rectifications lorsque la collecte, l’utilisation, la communication ou la conservation de certaines pièces sont interdites. L’autorité administrative doit prendre toute mesure destinée à préserver la confidentialité des données personnelles et l’intégrité, l’accessibilité et la lisibilité du dossier, tout ceci en garantissant la traçabilité des opérations de gestion. Le décret indique que les agents chargés de la gestion des dossiers doivent recevoir une habilitation spéciale.

4.2.4 – Gestion du dossier en cas de mobilité de l’agent

En cas de mobilité de l’agent, c’est l’autorité d’origine qui gère le dossier, sauf rupture du lien statutaire ou contractuel (mutation par exemple). Elle recueille les informations nécessaires auprès de l’administration d’accueil, et transfère le dossier à celle-ci lorsque le lien avec l’agent est rompu.

Un arrêté a été pris en application du décret 2011-675 du 15 juin 2011 qui a pour objet de déterminer un cadre juridique harmonisé pour la gestion du dossier individuel sur support électronique, quelle que soit l’administration ou la fonction publique d’appartenance des agents.

4.2.5 – La nomenclature des pièces figurant dans le dossier électronique

L’arrêté fixe dans une annexe intitulée « nomenclature des documents pouvant figurer au dossier individuel géré sur support électronique » : les types de document par rubrique composant le dossier (1. État civil, 2. Situation de famille, 3. Situation militaire ...). Chaque document du dossier est classé par référence à cette nomenclature, la durée maximale de conservation en gestion courante pour chaque type de document, le sort à réserver à chaque type de document au terme de la durée de conservation en gestion courante (archivage intermédiaire ou destruction).

Par ailleurs, la durée de conservation des traces de consultation est fixée à 3 ans.

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5. Méthode d’enregistrement et de numérotation du dossier individuel

L’enregistrement consiste à consigner par écrit les actes relatifs à la situation administrative de l’agent, en vue de les conserver. Il concerne toutes les pièces du dossier. Les pièces sont enregistrées chronologiquement et thématiquement, par ordre d’arrivée : diplômes, documents d’état civil, nomination, titularisation, avancement d’échelon, notation et évaluations professionnelles par entretien…

Ce procédé se matérialise par l’établissement d’un index général, de sommaires thématiques pour les éléments permanents et d’autres pour les éléments temporaires. Ces modalités permettent d’identifier le contenu de chaque sous-chemise. Le sommaire comporte la date d’enregistrement, l’objet du document enregistré et l’indication du numéro qui lui est affecté.

La numérotation est la conséquence de l’enregistrement. Il s’agit d’une obligation légale, même si aucune disposition n’en prévoit les modalités. Elle consiste à donner aux pièces du dossier un numéro de classement afin d’éviter la perte ou la subtilisation de documents lors de la consultation du dossier par l’agent ou son représentant. Les éléments temporaires du dossier doivent faire l’objet d’une numérotation annuelle et d’une élimination périodique (circulaire ministérielle FP 1430 du 5 octobre 1981).

L’absence de numérotation des pièces du dossier d’un agent ne constitue pas en soi un vice de procédure (Conseil d’État, 13 juillet 1963, M. Quesnel, 57149), même si son existence corrobore une bonne gestion de la carrière de l’agent par la collectivité territoriale employeur. En pratique, chaque pièce est numérotée par ordre d’arrivée dans chaque chemise. Toutefois, il doit être tenu compte des dates d’effet des actes, afin que le classement corresponde au déroulement cohérent de la carrière de l’agent.

Dénomination abrégéeDénomination réelleNumérotation chronologique et décroissante
REC Situation civile (recrutement) REC 2011-1/1-2011 REC/1 REC 2011/ 1 REC
FORM Formation FORM 2011-1/ …/ FORM 1
CAR Situation administrative (carrière) CAR 2011-1
REM Rémunération REM 2011-1
NOT Notation NOT 2011-1
MAL Protection sociale (maladie) MAL 2011-1
RET Cessation de fonction (retraites) RET 2011-1
DISC Discipline DISC 2011-1

Une jurisprudence de 2000 indiquait que les pièces intéressant la carrière du fonctionnaire qui sont enregistrées électroniquement ne dispensaient pas de l’obligation d’enregistrement des pièces sur le dossier papier et de leur numérotation afin de respecter les dispositions prévues par la loi (Cour administrative d’appel de Paris, 12 octobre 2000, Mme Monteil-Barroulier, 96PA00186). Néanmoins elle doit être considérée avec prudence car le décret et l’arrêté autorisant la dématérialisation du dossier individuel prévoit à terme la substitution du support numérique au support papier. Elle reste intéressante pour illustrer l’obligation de conserver les données de manière pérenne sous quelque forme que ce soit. La collectivité doit donc être en mesure de garantir une solution électronique pérenne.

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6. Règles de conservation et d’archivage du dossier individuel

Le dossier individuel de l’agent est conservé, mis à jour et maintenu en état par la collectivité ou l’établissement public d’origine de l’agent et ce, quelle que soit la situation statutaire dans laquelle il se trouve. La collectivité territoriale doit conserver les dossiers individuels dans une pièce ou un local à cet effet et en assurer la sécurité. La collectivité doit recueillir, classer et conserver certains des documents contenus dans le dossier. Les archives départementales prennent le relais au bout d’un certain délai.

6.1 – Archivage par l’employeur : respecter la durée d’utilité administrative (DUA)

La collectivité doit respecter la durée d’utilité administrative (D.U.A) de chaque document, afin de procéder au versement des pièces aux archives. L’autorité territoriale doit vérifier la D.U.A pour chacun des documents. En pratique, la collectivité territoriale peut les archiver en attendant le versement aux archives, dans une pièce destinée à cet effet. Les durées de conservation sont précisées et récapitulées dans un tableau ci-dessous.

Délais de conservation des pièces
RubriqueExempleDurée de conservation
Tout document Arrêté d’avancement d’échelon 90 ans
État civil Extrait de l’acte de naissance 1 an
Recrutement Extrait de casier judiciaire (bulletin n°2) 10 ans
Gestion des congés et des absences Demande de congés bonifiés

Décision ou notification de congés bonifiés

5 ans
Évaluation, notation, avancement d’échelon Notification individuelle d’avancement d’échelon 1 an
Discipline Voire partie de la circulaire sur la discipline Le délai est variable : se référer au point 2 de la circulaire
Éléments divers Correspondance

Recours hiérarchique gracieux

10 ans

6.2 – Archivage par les archives départementales au delà d’une certaine durée

Les documents qui sont arrivés à l’expiration de leur durée d’utilité d’administrative et qui sont à conserver sans limitation de durée, intégralement ou partiellement, doivent faire l’objet de versements aux archives départementales. Ces versements interviendront donc à intervalles réguliers.

Les communes de moins de 2000 habitants doivent déposer aux archives départementales les documents de l’état civil de plus de cent cinquante ans de date et les autres documents d’archives de plus de 100 ans d’âge (L.212-11 du Code du patrimoine). Pour les communes de 2000 habitants ou plus, il s’agit d’une simple possibilité.

Le droit d’accès aux archives publiques est fixé par le Code du patrimoine (L. 213-1 à L.231-8 du Code du patrimoine). Quant à la procédure à suivre, les services versants doivent au préalable communiquer un bordereau de versement aux archives départementales, identifiant le contenu des cartons sous forme écrite ou sous forme informatique, par extrait des données des applications de gestion des services du personnel (article 18 du décret 79-1037 du 3 décembre 1979 relatif à la compétence des services d’archives publics et à la coopération entre les administrations pour la collecte, la conservation et la communication des archives publiques).

Toutefois, la circulaire de 1993 précitée indique que seuls seront versés aux services d’archives, les dossiers de carrière, fusionnés avec les dossiers de pension au moment du versement lors du départ de l’agent tous motifs confondus ou quelques années après. Le dossier de pension, sera versé après liquidation de la pension à l’intéressé ou à ses ayants cause (3 à 5 ans après). Les documents versés restent à disposition du service versant.

6.3 – Pratiques utiles à développer en fonction de la position statutaire et de la mobilité de l’agent

Il convient d’étudier l’impact de certaines positions statutaires ou situations administratives qui amènent à s’interroger sur la question de l’employeur compétent pour conserver le dossier individuel de l’agent : les conseils ci-dessous peuvent être considérés comme de bonnes pratiques.

Dans l’hypothèse de la mutation, lorsque les collectivités d’origine et d’accueil sont affiliées au même Centre de gestion, ce dernier conserve le double du dossier individuel. Si la collectivité d’accueil et d’origine ne sont pas affiliées au même Centre de gestion, le CDG de la collectivité d’origine le transfère au Centre de gestion auquel est affilié le nouvel employeur (article 40 et 41 du décret 85-643).

Pratiques utiles à développer en fonction de la position statutaire et de la mobilité de l’agent
Situation administrative de l’agent Démarches à adopter
Mutation Le dossier individuel de l’agent est transmis dans son intégralité par la collectivité d’origine à la collectivité d’accueil (article 18 de la loi 83-634 et article R.411-1 du Code des communes).
Intégration dans une autre administration La collectivité d’origine demeure l’autorité gestionnaire du dossier individuel de l’agent (article 64 de la loi 84-53 du 26 janvier 1984 et décret 86-68 du 13 janvier 1986). La collectivité qui a accueilli un agent en détachement transmettra à l’administration d’origine, à la fin de la période de détachement, la partie du dossier qui lui incombait d’établir pendant que l’agent exerçait ses fonctions dans ses services.
Détachement A l’issue d’une période de détachement ou en raison de sa réussite à un concours d’accès à un grade d’une autre fonction publique, le dossier individuel de l’agent est transmis au nouvel employeur.
Départ à la retraite, démission ou radiation des cadres Le dossier doit dans ce cas être archivé dans les locaux de la collectivité, puis être versé aux archives départementales. Ce versement doit permettre une éventuelle consultation.
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7. Effacement et retrait de pièces dans le dossier individuel

Deux cas doivent être présentés : le premier relatif à l’effacement des sanctions disciplinaires et le second relatif aux conséquences de l’amnistie.

7.1 – Effacement

L’obligation d’effacement est prévue pour les sanctions du 1er groupe, plus précisément le blâme et l’exclusion temporaire de fonctions pour une durée maximale de trois jours. Elles doivent être automatiquement effacées au bout de trois ans, si aucune nouvelle sanction n’a été prononcée à l’encontre de l’agent (article 89 de la loi 84-53).

L’effacement des sanctions est applicable à celles du 2ème et du 3ème groupe dans des modalités différentes. En effet, trois conditions doivent être remplies (article 31 du décret 89-677). En premier lieu, dix années de services effectifs doivent s’être écoulées à compter de la date de la sanction disciplinaire. En second lieu, l’agent concerné doit formuler expressément une demande d’effacement de sa sanction à l’autorité territoriale. En troisième et dernier lieu, l’autorité territoriale doit rendre sa décision après avis du conseil de discipline.

En pratique, seule la décision qui inflige la sanction devra être enlevée du dossier individuel de l’agent. Toutefois, en cas de radiation d’une sanction, l’ensemble des documents qui ont permis d’établir la sanction devra également être enlevé, afin de garantir à l’agent l’absence de trace de cette sanction.

Il en découle que le dossier devra être reconstitué dans sa nouvelle composition (sous le contrôle du président du conseil de discipline). Cela suppose en pratique, que la collectivité procède à une nouvelle numérotation des pièces du dossier ou à l’insertion d’une page blanche à la place de la ou des pièce(s) enlevée(s) avec leur numérotation.

7.2 - Amnistie

L’amnistie fait disparaître le caractère répréhensible des faits reprochés, mais n’efface pas les faits eux-mêmes. L’amnistie est, ainsi, susceptible de modifier la qualification des sanctions du 4ème groupe. Toutefois, sont exclus de la loi d’amnistie les faits contraires à l’honneur, à la probité ou aux bonnes mœurs (loi 95-884 du 3 août 1995 portant amnistie pour les contraventions de police commises avant le 18 mai 1995 et l’article 11 de la loi 2002-1062 du 6 août 2002 pour des faits intervenus avant le 17 mai 2002).

7.3 – Conseil pratique sur l’effacement et le retrait

En pratique, les arrêtés portant sanction sont enlevés et non les documents faisant état des faits eux-mêmes (Conseil d’État, 10 juin 1992, Pothier, requête 97304).
Ces derniers doivent être modifiés. En effet, la collectivité territoriale doit rendre illisible la mention des sanctions et condamnations sur les documents qui ne peuvent être retirés du dossier (par exemple : si le dossier individuel contient un témoignage en rapport avec la sanction amnistiée).

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8. Modalités de communication du dossier individuel aux agents

Lorsqu’un agent demande un document, il faut que le document demandé existe et qu’il soit en possession de l’administration. La communication et la consultation doivent avoir lieu dans les locaux de l’administration et sous la vigilance des fonctionnaires en charge des dossiers individuels ou du responsable en charge du personnel. La consultation est, en principe, gratuite. En outre, la communication doit être utile.

8.1 – La procédure de droit commun

Lors de la consultation de son dossier individuel, l’agent peut obtenir une copie de son dossier individuel, sous réserve que sa reproduction ne nuise pas à la conservation du document. Les frais de reproduction seront mis à la charge de l’agent demandeur. L’agent a un droit à la rectification : il peut demander, à l’occasion de la consultation de son dossier individuel, la modification de certaines données le concernant.

Arrêté du 1er octobre 2001 relatif aux conditions de fixation et de détermination du montant des frais de copie d’un document administratif : article 2.

Cas particulier : l’agent concerné a le droit de consulter le bulletin n°2 de son casier judiciaire (délivré uniquement aux administrations), mais ne peut pas le reproduire.

L’autorité territoriale destinataire d’une demande de communication de documents administratifs dispose d’un délai d’un mois pour répondre. Le silence de l’administration pendant plus d’un mois suivant la demande vaut refus (article 17 du décret 2005-1755 du 30 décembre 2005). Tout refus permet au demandeur de saisir la Commission d’accès aux documents administratifs dans un délai de deux mois. Celle-ci a un mois pour émettre un avis. L’autorité territoriale fait connaître la suite qu’elle réserve à l’avis de la Commission dans un délai d’un mois suivant sa notification. Si elle confirme son refus ou en l’absence de réponse pendant plus de deux mois après saisine de la Commission, le demandeur peut saisir le tribunal administratif territorialement compétent.

8.2 – Communication dans le cadre de la procédure disciplinaire

Les agents titulaires (article 19 de la loi 83-634), non-titulaires (article 37 du décret 88-145) ou stagiaires (article 6 du décret 92-1194 et article 4 du décret 89-677) ont le droit de prendre connaissance du contenu de leur dossier individuel au titre des garanties disciplinaires (article 65 de la loi du 22 avril 1905). Dans cette dernière hypothèse, c’est à l’autorité territoriale d’informer l’agent de son droit à la communication de son dossier individuel, préalablement à toute sanction. La communication doit être "intégrale, personnelle et confidentielle" (article 65 de la loi du 22 avril 1905 précité).

Seul le dossier personnel du fonctionnaire, ainsi que tous les documents annexes doivent lui être communiqués (article 19 de la loi 83-634). En effet, seul l’agent ou son représentant muni d’une procuration peut avoir accès au dossier individuel. L’agent peut se faire accompagner d’une personne de son choix.

8.3 – Cas de la communication et de la consultation du dossier par les tiers

Les tiers peuvent être des administrés, des conseillers municipaux en charge ou non de la gestion du personnel, des autorités territoriales autres que l’employeur.

En principe, les tiers ne peuvent pas consulter les dossiers individuels des agents (article 6 de la loi 78-753 du 17 juillet 1978). Toutefois, à titre dérogatoire et sous réserve du respect de la confidentialité des informations et du secret professionnel, certains peuvent y avoir accès.

En premier lieu, le conseil d’un agent peut obtenir la communication du dossier individuel, à condition d’être mandaté par ce dernier (article 19 de la loi 83-634 précitée et article 4 du décret 89-677 relatif à la procédure disciplinaire). Ensuite, les membres des commissions administratives paritaires ont droit à la communication « de toutes pièces et documents nécessaires à l’accomplissement de leur mission » (article 35 du décret 89-229 du 17 avril 1989 relatif aux commissions administratives paritaires).

Enfin, les agents gestionnaires des dossiers individuels y ont également accès, de même que le conseiller municipal ayant la qualité d’adjoint en charge de la gestion du personnel. Il ne s’agit pas d’une liste exhaustive, mais d’une étude au cas par cas.

Par ailleurs, lorsque des mentions interdites sont présentes au dossier, les tiers ne peuvent pas recevoir communication des pièces dans lesquelles elles sont énoncées. C’est uniquement si celles-ci peuvent être occultées que les tiers pourront en obtenir la communication (article 6-III de la loi 78-753 du 17 juillet 1978).

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