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Évaluation des agents territoriaux par entretien professionnel

Versions antérieures de la circulaireLes versions antérieures des circulaires n’ont qu’une utilité optionnelle en cas de besoin particulier. Il faut donc utiliser ces documents avec précaution, notamment si vous doutez des informations qui y sont contenues. En cas d’incertitude, veuillez contacter le service info statut avant d’appliquer des dispositions peut être obsolètes.

Publié en janvier 2015 - Dernières modifications janvier 2017

Références

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Introduction

La présente circulaire vise à commenter le décret 2014-1526 susvisé qui définit les modalités d’application de l’article 76 de la loi du 26 janvier 1984 modifiée, portant dispositions statutaires relatives à la Fonction publique territoriale. Le dispositif d’entretien professionnel présenté dans ce décret est désormais pérennisé et se substitue définitivement à l’ancienne procédure d’évaluation des agents que constituait la notation.

Deux circulaires datées respectivement du 6 août 2010 et du 4 mars 2013 fixaient les modalités de mise en œuvre de ce dispositif et de sa prolongation à titre expérimental : elles sont désormais à prendre avec précaution du fait de la publication du nouveau décret qui pérennise le système en modifiant quelques dispositions mentionnées en rouge dans la présente circulaire. L’ancienne circulaire du CDG que vous trouverez en archives est donc totalement réécrite. Le texte susmentionné (décret 2014-1526) définit les conditions d’organisation de l’entretien professionnel en lieu et place du procédé classique de la notation. La présente circulaire détaillera donc les points suivants :

  • les catégories d’agents visés, auxquels ce dispositif doit être appliqué ;
  • le déroulement chronologique de la procédure (de la convocation au versement du compte-rendu de l’entretien au dossier du fonctionnaire, incluant l’hypothèse d’éventuels recours) ;
  • le contenu du compte-rendu et les critères d’évaluation des agents ;
  • les dispositions applicables en cas de demande de révision du contenu du compte-rendu par l’agent ;
  • les enjeux de l’exploitation des données du compte-rendu pour les divers avancements (échelon, grade, promotion interne…).
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1. L’entretien professionnel, une procédure mentionnée dans l’article 76 de la loi 84-53 modifiée

A compter de l’année 2015, l’entretien professionnel remplace la notation. La loi et le décret organisant la pérennisation de l’entretien professionnel, il n’est pas nécessaire de délibérer pour mettre en place le dispositif. Ce dispositif avait été institué par le décret 2010-716 du 29 juin 2010 portant application de l’article 76-1 (abrogé au 01/01/2015) de la loi du 26 janvier 1984 modifiée et permettait, aux collectivités qui le souhaitaient, de substituer à titre uniquement expérimental l’entretien professionnel à la notation. Ce mode d’évaluation n’est donc plus optionnel.

L’entretien professionnel étant désormais obligatoire, il s’applique aux activités des agents postérieures au 1er janvier 2015.

Les anciennes dispositions, qui figuraient respectivement dans la loi 84-53 et dans le décret 2010-716 du 29 juin 2010, disparaîtront définitivement de l’ordonnancement juridique au 1er janvier 2016, pour autant aucune évaluation des activités postérieures au 1er janvier 2015 ne peut se faire ni sous la forme classique de la notation, ni sous la forme fixée par le dispositif expérimental antérieur d’entretien professionnel, que prévoyait le décret 2010-716 du 29 juin 2010.

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2. Les catégories d’agent visés par l’entretien professionnel

L’entretien professionnel s’applique à tous les cadres d’emplois ou emplois de la Fonction publique territoriale dotés d’un statut particulier (article 1er du décret 2014-1526 du 16 décembre 2014).

Les membres des cadres d’emplois dont le statut particulier ne prévoyait aucune procédure de notation ou d’appréciation de la valeur professionnelle étaient exclus du dispositif de l’entretien professionnel malgré cette formulation, selon une jurisprudence du 30 décembre 2015. Néanmoins cette jurisprudence devient caduque du fait de la publication d’un décret instituant l’entretien professionnel dans l’ensemble des statuts particuliers de la FPT.

S’agissant des cadres d’emplois qui étaient exclus de la notation auparavant en effet (médecins ; psychologues ; biologistes, vétérinaires et pharmaciens) :

  • Dans un premier temps, conformément à un arrêt du Conseil d’Etat (Conseil d’Etat, 30 décembre 2015, 388060), les membres de ces cadres d’emplois, dont le statut particulier ne prévoyaient aucun système de notation ou d’appréciation de la valeur professionnelle, demeuraient exclus du nouveau dispositif de l’entretien professionnel ;
  • désormais, depuis la parution du décret 2017-63 du 23 janvier 2017 qui a modifié les statuts particuliers de ces cadres d’emplois notamment, les agents relevant de ces cadres d’emplois bénéficient eux-aussi du dispositif de l’entretien professionnel, dans le respect de leurs pratiques professionnelles.

Les stagiaires ne sont pas concernés. Cette précision est apportée par la circulaire du 6 août 2010 relative à l’expérimentation de l’entretien professionnel à laquelle on peut utilement se référer sous réserve de la publication ultérieure d’une circulaire précisant les modalités d’application du dispositif pérenne. Par analogie, une circulaire relative à la Fonction publique d’Etat exclut en effet les stagiaires de l’entretien professionnel (circulaire du 23 avril 2012).

Les contractuels sont concernés, mais au titre d’un autre décret (88-145 dans sa rédaction issue du décret 2015-1912).

Il est à noter que l’entretien professionnel ne concerne que les agents recrutés sur un emploi permanent en CDD d’une durée supérieure à un an ou en CDI (article 1-3, décret 88-145).

Le texte entre en vigueur au 1er janvier 2016 : les agents contractuels seront donc évalués uniquement sur les activités postérieures au 1er janvier 2016 : il ne prévoit pas de rétroactivité.

Les agents contractuels bénéficient donc, comme les fonctionnaires, d’un entretien professionnel annuel, selon les modalités prévues à l’article 1-3 du décret 88-145. La présente circulaire est donc valable pour l’essentiel, les dispositions étant rédigées dans des termes identiques à celles concernant les agents titulaires, sauf deux exceptions à relever :

  1. Pour ce qui concerne les procédures de révision et la copie des comptes-rendus d’entretien professionnel, le décret parle d’une autre instance paritaire compétente, la CCP (Commission consultative paritaire) en lieu et place de la CAP ;
  2. lorsqu’est abordé le thème des perspectives d’évolution professionnelle, le supérieur hiérarchique doit aborder avec l’agent ses projets de préparation aux concours.

2.1 - Cas spécifique des détachements

Pour ce qui est des fonctionnaires détachés, les articles 12 à 13 du décret 86-68 du 13 janvier 1986 fixent les modalités d’évaluation.

En cas de détachement dans la fonction publique, le fonctionnaire détaché pour une longue durée est évalué par l’administration d’accueil. Le compte rendu de l’entretien professionnel est transmis à l’autorité territoriale d’origine.

Pour le fonctionnaire en détachement de courte durée, l’entretien professionnel est mené par l’administration d’origine, à laquelle l’administration d’accueil transmet simplement une appréciation.

En cas de détachement hors de la fonction publique, le décret du 13 janvier 1986, n’ayant pas été actualisé pour prendre en compte la pérennisation de l’entretien professionnel, prévoit toujours :

  • que le fonctionnaire est noté par l’autorité territoriale d’origine, au vu d’un rapport établi par le chef du service de détachement ;
  • qu’il bénéficie, le cas échéant, d’un entretien professionnel annuel, donnant lieu à un compte rendu, conduit par le supérieur hiérarchique direct dont il dépend dans l’organisme d’accueil.

Par dérogation, les fonctionnaires détachés pour remplir une fonction publique élective ou auprès d’un parlementaire ne sont pas concernés par l’entretien professionnel.

Quant aux fonctionnaires détachés dans un emploi fonctionnel, ils bénéficient de l’entretien professionnel ; la circulaire du 6 août 2010 précise à ce propos que concernant les directeurs généraux des services, l’évaluation est menée par l’autorité territoriale.

2.2 - Cas spécifique des fonctionnaires intercommunaux et pluricommunaux

Le décret ne prévoit aucune disposition d’application aux fonctionnaires occupant un même emploi au sein de plusieurs collectivités. Il en est de même du décret 86-473 du 14 mars 1986 modifié relatif aux conditions générales de notation des fonctionnaires territoriaux.

On peut donc se reporter -à défaut de référence explicite- au décret 91-298 du 20 mars 1991 qui prévoit notamment, en son article 14, que les décisions relatives à la notation d’un fonctionnaire territorial intercommunal sont prises, après avis ou sur proposition(s) des autres autorités territoriales concernées, par l’autorité de la collectivité ou de l’établissement auquel le fonctionnaire consacre la plus grande partie de son activité.

Il convient donc de transposer ces dispositions à la procédure de l’entretien professionnel : l’entretien se déroule au sein de chaque collectivité. Toutefois, le compte-rendu d’entretien officiel est celui qui sera établi par la collectivité principal employeur. Celui-ci devra être signé par les autres collectivités employant l’agent.

Pour les fonctionnaires pluricommunaux, il convient de prévoir deux comptes rendus différents d’entretien professionnel puisque ces derniers occupent deux emplois de nature différente au sein de la même collectivité et que le CREP fait porter ses critères sur l’emploi occupé.

2.3 - Cas spécifique des fonctionnaires affectés sur plusieurs services

La circulaire ministérielle du 6 août 2010 précise que la notion de « supérieur hiérarchique direct » se définit essentiellement par un lien fonctionnel entre l’évaluateur et le fonctionnaire évalué. Cette notion identifie celui qui organise et contrôle le travail de l’agent. Par ailleurs, les fiches de poste ainsi que les organigrammes peuvent, de façon concrète, participer à identifier le supérieur hiérarchique direct.

Un arrêt du Conseil d’Etat (req. 287453 du 6 décembre 2006) confirme qu’un entretien d’évaluation qui n’est pas conduit par le supérieur hiérarchique direct est illégal. En cas de recours contentieux, une telle décision est donc susceptible d’être annulée.

Il appartient à la collectivité de déterminer le ou les supérieurs hiérarchiques directs des fonctionnaires concernés. Dans l’hypothèse où un fonctionnaire a plusieurs supérieurs hiérarchiques directs, il doit faire l’objet de plusieurs entretiens professionnels ou d’un seul entretien mené par l’un des responsables après concertation et délégation de l’autre responsable, lequel donnera son appréciation des qualités et performances professionnelles afin de la prendre en compte, lors de l’entretien, puis de la rédaction du rapport. Par ailleurs, il semble difficile de prévoir un entretien commun à tous les services concernés dans la mesure où le décret prévoit une évaluation conduite par le supérieur hiérarchique direct en rapport avec le service d’affectation et les missions exercées dans le service.

2.4 - Cas spécifique des fonctionnaires mis à disposition

Pour la mise à disposition classique, se référer au 3.3 de la circulaire "Mise à disposition des fonctionnaires territoriaux".

Pour la mise à disposition dans le cadre des mutualisations de service(s) entre communes et EPCI, se référer à la circulaire "Schémas de mutualisation" (4.3.4).

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3. L’organisation de l’entretien professionnel

L’entretien professionnel est annuel et donne lieu à l’établissement d’un compte rendu. Il est conduit par le supérieur hiérarchique direct de l’agent. Le fonctionnaire est convoqué par celui-ci huit jours au moins avant la date de l’entretien.

La circulaire du 23 avril 2012 relative aux modalités d’application du décret 2010-888 du 28 juillet 2010 relatif aux conditions générales de l’appréciation de la valeur professionnelle des fonctionnaires de l’État définit la notion de supérieur hiérarchique direct de la manière suivante (plus axée sur les tâches et leur organisation indépendamment de la catégorie hiérarchique ou du grade du supérieur en question) :

« La notion de supérieur hiérarchique direct est une notion fonctionnelle et indépendante de considérations de grade, de corps ou de ministère d’appartenance. Cette notion résulte en effet de la définition classique en droit administratif du pouvoir hiérarchique, qui se manifeste par trois éléments principaux :

  • le pouvoir d’adresser des instructions aux subordonnés ;
  • le pouvoir de retirer les actes pris par les subordonnés ;
  • le pouvoir de réformer ces mêmes actes en leur substituant des actes émanant du supérieur hiérarchique ».

La circulaire du 6 août 2010, quant à elle, définit la notion de supérieur hiérarchique direct comme fonctionnelle et indépendante de considérations liées au cadre d’emplois ou au grade. Elle identifie celui, détenteur du pouvoir hiérarchique, qui organise et contrôle le travail d’un agent.

La circulaire du 23 avril 2012 précise que le supérieur hiérarchique direct ne peut déléguer son pouvoir d’évaluation.

La convocation adressée à l’agent doit être accompagnée de sa fiche de poste et d’un exemplaire de la fiche d’entretien professionnel servant de base au compte rendu.

La chronologie est la suivante dans l’hypothèse où l’agent ne procède pas à une demande de révision :

  1. Le fonctionnaire est convoqué huit jours au moins avant la date de l’entretien par le supérieur hiérarchique direct. La convocation est accompagnée de la fiche de poste de l’intéressé et d’un exemplaire de la fiche d’entretien professionnel servant de base au compte rendu. Le compte-rendu porte sur les thèmes détaillés au 4.1 ci-dessous, ainsi que sur l’ensemble des autres thèmes qui, le cas échéant, ont pu être abordés au cours de l’entretien ;
  2. dans un délai maximum de 15 jours (et non plus 10) suivant l’entretien, le compte-rendu est notifié au fonctionnaire qui, le cas échéant, le complète par ses observations sur la conduite de l’entretien ou les différents sujets sur lesquels il a porté (il est précisé dans le texte que la notification intervient avant le visa de l’autorité territoriale) ;
  3. le fonctionnaire le signe pour attester qu’il en a pris connaissance ;
  4. il le renvoie à son supérieur hiérarchique direct ;
  5. le compte rendu, complété, le cas échéant, des observations de l’agent, est visé par l’autorité territoriale ;
  6. le compte rendu est versé au dossier du fonctionnaire par l’autorité territoriale et communiqué à l’agent ;

7. lorsque la collectivité territoriale ou l’établissement public local est affilié à un Centre de gestion, une copie en est communiquée à celui-ci, dans les délais compatibles avec l’organisation des commissions administratives paritaires.

Schéma

La procédure contient sept étapes dont trois sont encadrées dans le temps et quatre autres dont la seule contrainte est d’être menées dans l’ordre chronologique. Exemple pour une date d’entretien prévue au 1er octobre 2015.

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4. Le contenu de l’entretien professionnel

4.1 - Déroulement de l’entretien

L’entretien professionnel est conduit par le supérieur hiérarchique direct. Il porte principalement sur :

  • les résultats professionnels de l’agent, eu égard aux objectifs qui lui ont été assignés et aux conditions d’organisation et de fonctionnement de son service ;
  • les objectifs assignés pour l’année à venir et les perspectives d’amélioration de ses résultats professionnels, compte tenu, le cas échéant, des évolutions prévisibles en matière d’organisation et de fonctionnement du service ;
  • la manière de servir ;
  • les acquis de l’expérience professionnelle ;
  • le cas échéant, les capacités d’encadrement ;
  • les besoins de formation de l’agent eu égard, notamment, à ses missions, aux compétences qu’il doit acquérir et à son projet professionnel ainsi que l’accomplissement de ses formations obligatoires ;
  • les perspectives d’évolution professionnelle en termes de carrière et de mobilité.
A noter : modifications de rédaction par rapport au dispositif antérieur à l’entrée en vigueur du décret 2014-1526

Le texte précise en ce qui concerne le contenu de l’entretien des éléments qui, même s’ils étaient abordés en pratique lors des évaluations par entretien ou notation, sont désormais officialisés dans la rédaction du décret. L’agent est invité à formuler ses « observations et propositions sur l’évolution du poste et le fonctionnement du service ». La référence au « projet professionnel » du fonctionnaire dans le cadre de l’appréciation des besoins de formation est clairement mentionnée, ainsi que la mention de la « capacité d’expertise » (voir 4.2) et non plus seulement d’encadrement parmi les critères d’appréciation de la valeur professionnelle. Tous ces éléments laissent à penser que le texte renforce le côté « contractuel » de la relation managériale entre l’agent et son supérieur hiérarchique direct, de même qu’il encourage à l’acquisition de compétences évolutives et transférables (par exemple, d’une collectivité à une autre).

Le texte utilisant le terme « principalement », cette liste n’est pas limitative. D’autres thèmes utiles à l’évaluation de l’agent peuvent être abordés lors de l’entretien. Cependant, il faudra veiller à ce que le souci de « précision » n’aboutisse pas à fonder le déroulement de l’entretien sur des considérations complètement étrangères à l’esprit du dispositif. A ce titre, la circulaire du 6 août 2010 apporte quelques précisions.

Des précisions relatives au déroulé de l’entretien sont contenues dans la circulaire du 6 août 2010.

Si tous les thèmes prévus par le texte doivent être successivement abordés au cours de l’entretien et renseignés sur le compte rendu, les autres sujets éventuellement abordés doivent également trouver leur traduction dans le compte rendu dès lors que la décision de les aborder est prise. Si certaines rubriques peuvent être conjointement remplies par le fonctionnaire évalué et le supérieur hiérarchique direct (dont les besoins de formation, les perspectives d’évolution professionnelle, les résultats professionnels obtenus), d’autres reviennent uniquement au supérieur hiérarchique direct (la détermination des objectifs assignés pour l’année à venir, la manière de servir et le cas échéant les capacités d’encadrement).

Concernant la détermination des objectifs, le fait que ces derniers soient fixés en dernière instance par le supérieur hiérarchique direct n’exclut pas qu’ils puissent être discutés lors de l’entretien professionnel.

Les thèmes liés aux résultats professionnels et aux acquis de l’expérience professionnelle peuvent, par ailleurs, reprendre les deux points de vue, d’une part celui du fonctionnaire évalué et d’autre part celui du supérieur hiérarchique direct.

Dans un premier temps, selon la circulaire, il convient d’informer l’agent des conséquences que peut avoir son refus au regard de l’évaluation, qui sera alors effectuée unilatéralement par le supérieur hiérarchique direct. Dans un second temps, si l’agent persiste dans son refus, il est possible d’envisager une procédure disciplinaire pour manquement à l’obligation d’obéissance hiérarchique.

4.2 - Critères d’appréciation de la valeur professionnelle

Au terme de l’entretien, la valeur professionnelle du fonctionnaire est appréciée sur la base de critères qui sont fonction de la nature des tâches qui lui sont confiées et du niveau de responsabilité assumé. Fixés après avis du comité technique, ces critères portent notamment sur :

  • Les résultats professionnels obtenus par l’agent et la réalisation des objectifs ;
  • les compétences professionnelles et techniques ;
  • les qualités relationnelles ;
  • la capacité d’encadrement ou d’expertise ou, le cas échéant, à exercer des fonctions d’un niveau supérieur.
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5. Etablissement du compte-rendu d’entretien professionnel

Si vous cherchez des documents types, veuillez vous référer à l’article suivant (méthodologie de rédaction et compte-rendus types par catégorie hiérarchique)

L’entretien est conduit par le supérieur hiérarchique direct de l’agent, qui établit et signe son compte-rendu. Le compte rendu, qui porte sur les thèmes abordés au cours de l’entretien, comporte une appréciation générale littérale traduisant la valeur professionnelle du fonctionnaire au regard des critères liés à la valeur professionnelle.

Le compte rendu est ensuite notifié, dans un délai maximum de quinze jours à l’agent qui, le cas échéant, pourra le compléter par ses observations sur la conduite de l’entretien ou les différents sujets abordés. Pour rappel, la circulaire du 6 août 2010 précise les conditions dans lesquelles les recours de droit commun peuvent être engagés à l’encontre du compte rendu de l’entretien professionnel (voir partie de la circulaire sur les recours ci-dessous).

Le fonctionnaire signe le compte rendu pour attester qu’il en a pris connaissance et le renvoie à son supérieur hiérarchique direct. La circulaire du 6 août 2010 précise que la signature de l’agent ne présume pas de son accord sur le contenu du compte rendu. Pour les cas dans lesquels l’agent refuse de signer, la circulaire du 23 avril 2012 apporte les précisions suivantes :

  • Le refus de signature doit être mentionné sur le compte rendu ;
  • la notification sera réputée effectuée à la date du refus ;
  • l’administration devra être en mesure de prouver le refus, en cas de contentieux (mention sur le compte rendu avec date et signature, procès-verbal de carence ...).

Le compte rendu est ensuite visé par l’autorité territoriale avant d’être versé au dossier individuel et communiqué à l’agent.

A noter : le visa de l’autorité territoriale intervient après (et non plus avant) les observations de l’agent.

Les collectivités et établissements publics locaux affiliés transmettent au Centre de gestion une copie du compte rendu avant la réunion de la commission administrative paritaire. Le texte parle de compatibilité et n’enferme pas les procédures dans des délais précis. Il s’agit d’observer le calendrier des CAP afin de pouvoir leur transmettre le compte rendu avant leur tenue. Il ne s’agit pas ici d’une validation du contenu du compte-rendu : la CAP ne se prononce pas sur la copie qui ne doit faire objet que d’une communication avant la tenue de la réunion (à ne pas confondre avec les avis consultatifs rendus par la CAP en cas de demande de révisions, mentionnés ci-dessous).

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6. Compte rendu d’entretien : demande de révision et recours

6.1 - Demande de révision

L’article 7 du décret du 16 décembre 2014 organise une procédure de révision propre à l’entretien professionnel qui n’exclut pas les voies de recours gracieux et contentieux de droit commun, et qui n’en constitue pas non plus le préalable obligatoire (voir 6.2).

Dans un délai de quinze jours francs suivant la notification du compte rendu, l’agent peut saisir l’autorité territoriale (et non le supérieur hiérarchique direct) d’une demande de révision du compte rendu de l’entretien professionnel.

Rappel : la notion de jour franc est utilisée pour calculer un délai qui ne court qu’à partir de la fin du jour de référence. Un délai de 7 jours francs, débutant un lundi, s’achève le lundi suivant au soir. Par conséquent, un délai de quinze jours francs débutant un lundi s’arrêtera le mardi de la deuxième semaine suivante au soir. Un délai franc est décompté sans tenir compte du jour de la notification. Si le dernier jour du délai tombe un samedi, un dimanche ou un jour férié, le recours peut être déposé le premier jour ouvrable suivant (articles 641 et 642 du Code de procédure civile).

A noter : le dispositif antérieur prévoyait un délai de 10 jours francs, celui-ci est passé à 15 jours.

L’autorité territoriale notifie à l’agent sa réponse dans un délai de quinze jours à compter de la date de réception de la demande. Dans un délai d’un mois suivant la notification de la réponse apportée par l’autorité territoriale, le fonctionnaire pourra demander à la commission administrative paritaire qu’elle propose à l’autorité territoriale une révision du compte rendu de l’entretien professionnel.

A noter : l’allongement à un mois (au lieu de 15 jours) du délai de saisine de la commission administrative paritaire dans le cadre de la demande de révision.

Tous éléments utiles d’information doivent être adressés à la CAP. Comme dans le cadre de la procédure de notation, l’avis de la CAP est purement consultatif et ne lie pas l’autorité territoriale qui conserve la faculté de suivre ou non ses préconisations. Toutefois, l’autorité territoriale qui prendrait une décision contraire, devrait informer dans le délai d’un mois la commission des motifs qui l’ont conduite à ne pas suivre cet avis (article 30 du décret 89-229 du 17 avril 1989).

L’autorité territoriale communique au fonctionnaire, qui en accuse réception, le compte rendu définitif de l’entretien professionnel.

La circulaire du 6 août 2010 indique que la révision ou l’annulation du compte rendu peut conduire à modifier ce dernier ou, en cas d’annulation totale, à en établir un nouveau, précédé, le cas échéant, d’un nouvel entretien.

Schéma en cas de demande de révision

6.2 - Recours de droit commun

Le fonctionnaire qui a fait l’objet d’un entretien professionnel peut au vu du compte-rendu de cet entretien :

  • Adresser un recours gracieux à l’autorité territoriale ;
  • exercer un recours contentieux devant le juge administratif.

Les conditions d’exercice de ces recours et notamment de délais sont exposées dans la circulaire du 6 août 2010. Le fonctionnaire peut introduire un recours auprès du juge administratif sans avoir au préalable fait de demande de révision ou de recours gracieux. Tout comme le recours gracieux, la procédure de demande de révision interrompt le délai de recours contentieux (circulaire ministérielle du 6 août 2010).

6.2.1 - Le recours gracieux

Il s’exerce dans les conditions ci-dessous (voir la circulaire ministérielle du 6 août 2010). Il doit être adressé dans un délai de deux mois à compter soit :

  • De la notification initiale du compte rendu de l’entretien professionnel ;
  • de la réception de la réponse de l’autorité territoriale à la demande de révision ;
  • après communication du compte-rendu d’entretien, éventuellement révisé par l’autorité territoriale, après avis de la CAP.

L’absence de réponse vaut décision implicite de rejet au terme de deux mois suivant le recours de l’agent. L’exercice du recours gracieux auprès de l’autorité territoriale conserve le délai de recours contentieux à l’encontre du compte-rendu de l’entretien professionnel (Conseil d’Etat, 28 avril 1989, req. 83341).

6.2.2 - Le recours contentieux

Le fonctionnaire peut saisir le tribunal administratif territorialement compétent, dans les deux mois à compter soit :

  • De la notification initiale du compte rendu de l’entretien professionnel ;
  • de la réception de la réponse de l’autorité territoriale à la demande de révision ;
  • de la notification du compte rendu définitif de l’entretien professionnel, éventuellement révisé par l’autorité territoriale après l’avis de la CAP ;
  • de la décision de rejet explicite (ou de la date de la décision de rejet implicite) prise sur le recours gracieux.
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7. Avancement d’échelon, de grade ou promotion interne : impacts de l’entretien professionnel

La valeur professionnelle, telle qu’elle est appréciée au cours de l’entretien, sera prise en compte pour l’avancement de grade et la promotion interne mais aussi pour l’avancement d’échelon, puisque celui-ci est fonction, notamment, de la valeur professionnelle en ce qui concerne les avancements d’échelon à la durée minimum ou intermédiaire, bien que le texte ne mentionne pas expressément l’avancement d’échelon. Les fonctionnaires sont inscrits au tableau d’avancement par ordre de mérite ou sur la liste d’aptitude. Les candidats dont le mérite est jugé égal sont départagés par l’ancienneté dans le grade.

La transition entre le système de notation et celui de l’entretien professionnel demande donc de se prononcer en fonction des nouveaux critères définis, en fonction d’appréciations littérales qui se substituent aux approches chiffrées, ce qui demande de les formuler avec clarté et précision pour se prononcer sur les avancements et leurs justifications.

L’article 8 du décret du 16 décembre 2014 précise les conditions dans lesquelles la valeur professionnelle du fonctionnaire est appréciée pour l’établissement des tableaux d’avancement de grade et la constitution des listes d’aptitude à la promotion interne.

Elle est ainsi appréciée compte tenu, notamment :

  • Des comptes rendus d’entretiens professionnels ;
  • des propositions motivées formulées par le chef de service ;
  • et, pour la période antérieure à la mise en place de l’entretien professionnel, des notations.

La circulaire du 6 août 2010 précise en outre que seuls les comptes rendus définitifs peuvent être pris en compte pour apprécier la valeur professionnelle.

Nous vous renvoyons aux modèles de comptes rendus et d’évaluation produits par le service CAP ainsi qu’aux pages relatives à l’avancement de grade, à l’avancement d’échelon, et à la promotion interne pour la mise en œuvre du dispositif.

Les documents types de comptes-rendus (et autres documents relatifs à l’évaluation) sont disponibles ici.

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8. Entretien d’accompagnement et entretien de suivi pour les agents en décharge d’activité ou mis à disposition d’une organisation syndicale

Pour ces deux types d’entretien, il n’existe pas de procédure de recours (sans doute parce que ces dernières s’avéreraient inutiles).

Entretien d’accompagnement

L’agent peut demander à bénéficier d’un entretien annuel d’accompagnement conduit par le responsable des ressources humaines du service ou de l’établissement dont il relève.

L’entretien d’accompagnement intervenant avant le terme de la décharge syndicale ou de la mise à disposition est de droit pour les agents consacrant l’intégralité de leur service à une activité syndicale.

Le responsable des ressources humaines convoque l’agent par tout moyen conférant date certaine (remis en main propre, recommandé avec accusé de réception, mail...).

L’entretien d’accompagnement ne peut avoir lieu moins de huit jours ouvrables après la réception de la convocation. Il porte principalement sur :

1° Les acquis de l’expérience professionnelle, y compris ceux résultant de son activité syndicale ; 2° Les besoins de formation professionnelle ; 3° Les perspectives d’évolution professionnelle en termes de carrière et de mobilité.

Le compte rendu de l’entretien d’accompagnement est établi, signé et adressé par le responsable des ressources humaines à l’agent dans un délai maximal d’un mois. Il ne peut comporter aucune appréciation de sa valeur professionnelle.

Le compte rendu de l’entretien d’accompagnement se substitue au compte rendu de l’entretien professionnel prévu par les dispositions régissant l’appréciation de la valeur professionnelle lorsque l’agent ne dispose pas d’un compte rendu d’entretien de suivi (réservé aux agents consacrant une quotité de travail au moins égale à 70% et inférieure à 100%, voir ci-dessous).

Il est communiqué à l’agent qui le complète, le cas échéant, de ses observations. Il est visé par le responsable des ressources humaines qui peut formuler, s’il l’estime utile, ses propres observations.

Le compte rendu de l’entretien d’accompagnement est notifié à l’agent qui le signe pour attester qu’il en a pris connaissance, puis le retourne au responsable des ressources humaines qui le verse à son dossier.

Entretien de suivi

Sans préjudice des dispositions précédentes, l’agent qui consacre une quotité de temps de travail au moins égale à 70 % et inférieure à 100 % d’un service à temps plein à une activité syndicale bénéficie également d’un entretien annuel de suivi conduit par son supérieur hiérarchique direct et portant sur les thématiques mentionnées au paragraphe ci-dessus.

Le supérieur hiérarchique direct communique à l’agent la date de cet entretien au moins huit jours à l’avance et le convoque par tout moyen conférant date certaine.

Le compte rendu de l’entretien annuel de suivi est établi, signé et adressé par le supérieur hiérarchique à l’agent qui le complète, le cas échéant, de ses observations.

L’agent signe alors ce compte rendu, éventuellement complété des observations de son supérieur, pour attester en avoir pris connaissance puis le retourne à son supérieur hiérarchique qui le verse à son dossier.

Le décret mentionne des exclusions non applicables à la Fonction publique territoriale pour ce qui concerne le champs d’application des entretiens de suivi (agents soumis à la notation ce qui est désormais sans objet dans la FPT, personnels divers de l’Etat) : il convient donc de ne pas les prendre en compte.

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*Annexe : les principales différences entre le dispositif expérimental et pérenne d’entretien professionnel

Dispositif expérimental valable avant le 1er janvier 2015Dispositif pérenne applicable à compter du 1er janvier 2015
Médecins, biologistes, vétérinaires, psychologues et pharmaciens étaient exclus du dispositif. Le dispositif pérenne concerne désormais tous les cadres d’emplois depuis la publication du décret 2017-63.
Dispositions littéralement absentes (même si ceci était parfois fait en pratique). Le dispositif pérenne prévoit que le fonctionnaire est invité, au cours de l’entretien, à formuler des observations et propositions sur l’évolution du poste et le fonctionnement du service.
Dans les critères, il était fait référence à l’efficacité dans l’emploi (sans doute une manière de signifier une obligation de moyens, le nouveau texte penchant peut être plus vers les « résultats »). La notion d’ « efficacité dans l’emploi » est remplacée par celle de « résultats professionnels ».

Un critère lié à la capacité d’expertise est introduit en plus des capacités d’encadrement. Certains agents en effet peuvent ne pas être en situation d’encadrement même si leur statut particulier le prévoit (exemple : chargés de mission en catégorie A).

Le compte rendu était visé par l’autorité territoriale, qui pouvait y porter ses observations, avant d’être notifié au fonctionnaire. Le compte rendu est d’abord notifié au fonctionnaire ; il est ensuite visé par l’autorité territoriale, à laquelle la possibilité de porter des observations n’est plus reconnue, puis communiqué au fonctionnaire.
La notification du compte rendu au fonctionnaire devait être faite dans un délai de 10 jours. La notification du compte rendu au fonctionnaire doit être faite dans un délai de 15 jours.
Le fonctionnaire avait un délai maximum de 10 jours. Le délai maximum de dix jours dont disposait le fonctionnaire pour renvoyer le compte rendu est supprimé.
La CAP pouvait être saisie dans un délai de 15 jours francs suivant la réponse de l’autorité territoriale. La CAP peut être saisie dans un délai d’un mois suivant la réponse de l’autorité territoriale.
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