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Avantages en nature : évaluation et cotisations

Versions antérieures de la circulaireLes versions antérieures des circulaires n’ont qu’une utilité optionnelle en cas de besoin particulier. Il faut donc utiliser ces documents avec précaution, notamment si vous doutez des informations qui y sont contenues. En cas d’incertitude, veuillez contacter le service info statut avant d’appliquer des dispositions peut être obsolètes.

Publiée le 19 mai 2003 - Mise à jour en 2015

Références

  • Articles L.242-1 et R242-1 du Code de la sécurité sociale.
  • Arrêté du 10 décembre 2002 relatif à l’évaluation des avantages en nature en vue du calcul des cotisations de sécurité sociale.
  • Arrêté ministériel du 20 décembre 2002 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité sociale.
  • Circulaires DSS/SDFSS/5B/ 2003.06 du 6 janvier 2003 et 2003.07 du 7 janvier 2003.
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Introduction

Par arrêté en date du 10 décembre 2002 (J.O du 27 décembre 2002), le ministère de la santé, de la famille et des personnes handicapées a apporté des modifications quant à l’évaluation des avantages en nature en vue du calcul des cotisations de sécurité sociale. Cet arrêté abroge et remplace l’antique régime issu de l’arrêté du 9 janvier 1975.

Ce nouveau régime s’applique depuis le 1er janvier 2003. Deux circulaires de la Direction de la Sécurité Sociale en date du 6 et 7 janvier 2003 sont venues apporter des précisions sur le régime des avantages en nature.

Cette circulaire récapitule l’ensemble des dispositions applicables en l’état actuel des textes.

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1. Les avantages en nature : définition et cotisations

Comme celui du 9 janvier 1975, l’arrêté du 10 décembre 2002 ne donne pas de définition de l’avantage en nature. Cependant l’avantage en nature peut être défini comme la fourniture ou la mise à disposition par l’employeur d’un bien ou d’un service permettant au salarié de faire l’économie de frais qu’il aurait du normalement supporter. La prise de repas gratuit, l’attribution d’un logement ou d’un véhicule de fonctions, la dotation d’un téléphone ou d’un micro ordinateur constituent des compléments de rémunération sous forme d’avantages en nature dont peuvent bénéficier les agents des collectivités territoriales.

Il est rappelé que l’attribution de certains avantages (logement, véhicule de fonctions) ne peut se faire que par l’intermédiaire d’une décision préalable de l’organe délibérant de la collectivité, et peut être supprimée par une décision de cette même autorité. Pour tout employeur, l’évaluation de ces avantages est obligatoire et doit faire l’objet soit d’une déclaration mensuelle portée sur le bulletin de paie, soit d’une régularisation en fin d’année.

1.1 – Assiette prise en compte

Conformément à l’article L.242.1 du Code de la sécurité sociale, les avantages en natures sont considérés comme un élément de rémunération. Ils doivent donc être inclus dans l’assiette des cotisations sociales à la charge des employeurs et des salariés.

1.1.1 – Pour les agents affiliés à la Caisse Nationale de Retraite des Agents des Collectivités Locales (CNRACL)

Il s’agit des fonctionnaires titulaires et stagiaires effectuant une durée de service hebdomadaire d’au moins 28 heures qui relèvent du régime spécial de sécurité sociale des agents des collectivités territoriales. L’assiette de cotisations de ces agents est limitée au seul traitement indiciaire brut soumis à retenue pour pension, majoré de l’éventuelle NBI (nouvelle bonification indiciaire). Cependant, les avantages en nature dont ils peuvent bénéficier ne sont pas totalement sans influence sur le calcul de leurs cotisations. En effet, les agents affiliés à la CNRACL sont soumis aux cotisations au titre des avantages en nature dont ils bénéficient au titre de la contribution sociale généralisée (CSG) et de la contribution pour le remboursement de la dette sociale (CRDS). L’avantage en nature concédé doit donc être réintégré dans l’assiette de la CSG et de la CRDS. Aucune autre cotisation n’est due.

1.1.2 – Pour les autres agents affiliés IRCANTEC

Il s’agit des agents qui relèvent du régime général de sécurité sociale, à savoir les :

  • Fonctionnaires, titulaires et stagiaires, à temps non complet qui ne sont pas affiliés à la CNRACL, c’est-à-dire ceux dont la durée hebdomadaire de service est inférieure à 28 heures ;
  • agents non titulaires.

Ces agents et leurs employeurs acquittent les cotisations calculées sur l’ensemble des rémunérations perçues, y compris les compléments de rémunération (article L.242.1 du Code de la sécurité sociale). Ils sont ainsi assujettis au paiement de cotisations sociales sur les compléments de rémunération et sont soumis à l’ensemble des cotisations au titre des avantages en nature.

1.2 – Assiette spécifique pour les logements de fonction

Si le logement de fonction constitue un avantage en nature, sa valeur représentative est assujettie aux prélèvements obligatoires suivants :

  • agents relevant du régime spécial de sécurité sociale des fonctionnaires territoriaux, c’est-à-dire fonctionnaires occupant un ou plusieurs emplois pour une durée hebdomadaire, selon la règle générale, d’au moins 28 heures : CSG, CRDS, RAFP ;
  • agents relevant du régime général, c’est-à-dire fonctionnaires occupant un ou plusieurs emplois pour une durée inférieure, selon la règle générale, à 28 heures hebdomadaires, et agents non titulaires : ensemble des prélèvements obligatoires, hormis la contribution exceptionnelle de solidarité, c’est-à- dire : cotisations au titre des assurances maladie, maternité, invalidité et décès ; cotisations au titre des accidents du travail et des maladies professionnelles ; cotisation à la CNAF ; cotisations au titre de l’assurance vieillesse ; cotisations à l’IRCANTEC ; CSG ; CRDS ; contribution de solidarité autonomie ; cotisations au FNAL ; versement destiné aux transports en commun.

Pour calculer l’assiette des prélèvements obligatoires, l’employeur peut choisir entre deux modalités d’évaluation de l’avantage en nature (article 2 de l’arrêté ministériel du 10 décembre 2002) :

  • soit une valeur forfaitaire, selon un barème comportant huit tranches, variable en fonction de la rémunération et du nombre de pièces du logement ;
  • soit un montant calculé d’après la valeur locative servant à l’établissement de la taxe d’habitation (valeur locative cadastrale). Pour plus de précisions voir le 2.2 de la circulaire.

En cas de logement par nécessité absolue de service, la valeur de l’avantage est déterminée après un abattement de 30 % sur, selon le choix de l’employeur, la valeur locative ou sur la valeur forfaitaire de l’avantage logement. Circulaire ministérielle du 1er juin 2007.

Quant à l’impôt sur le revenu : s’il constitue un avantage en nature, le logement de fonction est soumis, pour sa valeur représentative, à l’impôt sur le revenu. L’évaluation de son montant se fait selon les règles établies pour les cotisations de sécurité sociale (article 82 du CGI), c’est-à-dire suivant les modalités fixées par un arrêté du 10 décembre 2002 et précisées par une circulaire du 1er juin 2007.

L’agent bénéficiant d’un logement de fonction supporte : l’ensemble des réparations locatives et des charges locatives, les impôts ou taxes liés à l’occupation des locaux. Il doit par ailleurs souscrire une assurance (article R. 2124-71, Code général de la propriété des personnes publiques).

1.3 – Les sommes et montants

Aux termes de l’article 7 de l’arrêté du 10 décembre 2002, les montants des avantages en nature autres que les logements sont revalorisés au 1er janvier de chaque année. La réévaluation s’effectue au regard du « taux prévisionnel d’évolution moyenne annuelle des prix à la consommation de tous les ménages hors les prix du tabac ». Il est précisé que ce taux de l’année civile considérée figure dans « le rapport sur la situation et les perspectives économiques, sociales et financières de la nation annexé au projet de loi de finances et arrondi à la dizaine de centimes d’Euro la plus proche ».

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2. Evaluation des avantages en nature

2.1 – Repas

2.1.1 – Repas concernés

2.1.1.1 – Repas considérés comme avantage en nature

Sont considérés comme avantage en nature les repas pris au sein du restaurant administratif de la collectivité territoriale, ou par l’intermédiaire d’un établissement dépendant d’une autre administration.

2.1.1.2 – Repas exclus

Ne sont pas considérés comme avantages en nature :

  1. Les repas pris en cas de déplacements professionnels, qui entrent dans le cadre du régime des frais de déplacements. Il faut dans ce cas se référer aux dispositions relatives aux frais de déplacements des agents des collectivités territoriales (décrets 90.437 du 28 mai 1990 et 2001.654 du 19 juillet 2001 – circulaire frais de déplacement du CDG) ;
  2. Les repas fournis aux agents dans une cantine, lorsque la participation personnelle des intéressés est conforme aux modalités figurant en 2.1.2 ;
  3. Les repas pris par nécessité de service ou résultant d’obligations professionnelles.

Les repas fournis gratuitement aux agents qui, en raison de leur fonction, sont amenés par nécessité de service à prendre leur repas avec les personnes dont ils ont la charge éducative, sociale ou psychologique ne sont pas soumis à cotisations sociales ni intégrés dans le revenu imposable. Il est à noter cependant que cette réglementation spécifique aux cotisations sociales n’a aucune influence sur celle qui interdit la gratuité des repas dans la Fonction publique territoriale.

Exemples :
repas fournis aux personnels qui, par leur fonction, sont astreints par nécessité de service à prendre leur repas avec les personnes dont ils ont la charge éducative, sociale ou psychologique (éducateurs et les formateurs, …) ;
repas pris lorsque la présence des personnels résulte d’une obligation professionnelle figurant soit dans un projet pédagogique ou éducatif de l’établissement, soit dans un document de nature contractuelle ;
repas d’affaire.

2.1.2 – Modalités d’évaluation

L’avantage peut être octroyé soit à titre gratuit, soit moyennant une participation de l’agent. Dès lors, quand l’employeur fournit la nourriture à un agent, la valeur de l’avantage en nature est fixée à :

  • 9,50 euros par journée ;
  • 4,75 euros pour un seul repas.

Pour l’évolution annuelle des montants veuillez vous référer au site de l’URSSAF.

Cas 1 : l’agent prend son repas au sein de sa collectivité (exemple : des agents prennent leur repas dans une cantine scolaire) : montant forfaitaire des URSSAF – participation de l’agent = avantage en nature.

Exemple cas 1
Exemple : Valeur forfaitaire Prix payé par l’agent Réintégration assiette de cotisation
4,75 € 4,00 € 4,75 – 4,00 = 0,75 €

La participation financière de l’agent est supérieure à l’évaluation forfaitaire des URSSAF. Cela ne constitue pas un avantage en nature.

Cas 2 : l’agent prend son repas dans un restaurant collectif géré ou subventionné par la collectivité (exemple : un restaurant administratif). Si la participation financière de l’agent est inférieure à 50 % de l’évaluation forfaitaire. Il convient de réintégrer la différence dans l’assiette des cotisations. Exemple avec le montant forfaitaire de 2017 : cet exemple ne sera pas nécessairement réactualisé après 2017.

Exemple cas 2
Valeur forfaitaire 50 % de la valeur forfaitairePrix payé par l’agent Réintégration assiette de cotisation
4,75 € 2,35 € 2,20 € 4,75 – 2,20 = 2,55 €

Si la participation financière de l’agent est supérieure ou égale à 50% de l’évaluation forfaitaire. Alors, il s’agit d’un avantage en nature faible qui peut être négligé. Il ne doit pas être intégré dans l’assiette des cotisations.

Exemple avec le montant forfaitaire de 2017
Valeur forfaitaire50 % de la valeur forfaitaire Prix payé par l’agent Réintégration assiette de cotisation
4,75 € 2,35 € 2,50 € 0 €

2.2 – Logement (annexe n°1)

2.2.1 – Logements concernés

La fourniture d’un logement de fonction constitue un avantage en nature si elle permet à l’agent de faire l’économie de frais qu’il aurait dû normalement supporter (voir 1.2).

La fourniture du logement n’est pas considérée comme un avantage en nature lorsque l’agent verse une redevance supérieure ou égale, selon l’option choisie par l’employeur, au montant forfaitaire ou à la valeur locative ; l’agent ne verse alors ni cotisations ou contributions, ni impôt sur le revenu (circulaire ministérielle du 1er juin 2007).

En revanche, lorsque le logement est accordé à titre gratuit ou lorsque la redevance est inférieure au forfait ou à la valeur locative, la fourniture du logement constitue un avantage en nature soumis à cotisations et contributions ainsi qu’à imposition sur le revenu. Ces prélèvements obligatoires sont effectués sur la différence entre la redevance et, selon l’option choisie par l’employeur, le montant forfaitaire ou la valeur locative du logement (circulaire ministérielle du 1er juin 2007).

Les collectivités territoriales peuvent accorder sous certaines conditions un logement à certains agents. Selon la nature du logement attribué les éléments entrant dans l’évaluation des avantages en nature diffèrent. Deux modalités d’octroi d’un logement sont à envisager. La distinction entre nécessité absolue de service et occupation précaire avec astreinte détermine le caractère gratuit ou onéreux de la concession. Dès lors que le logement de fonction est à la disposition de l’agent, ce dernier doit assumer la charge des prestations correspondantes, quand bien même il ne l’occuperait pas (Conseil d’État, 31 janvier 1996, requête 63898).

2.2.2.1 – Logement de fonction pour nécessité absolue de service

Il s’agit d’un logement confié à un agent dont le service ne peut s’accomplir normalement qu’en étant logé dans le bâtiment où il exerce ses fonctions. La prestation du logement nu est accordée à titre gratuit (article R. 2124-67, Code général de la propriété des personnes publiques). La fourniture gratuite d’avantages accessoires (eau, gaz, électricité, chauffage) n’est plus possible, pour les nouvelles concessions, depuis le 11 mai 2012.

Exemple : gardiens d’immeuble, de stade.

2.2.2.2 – Logement attribué par convention d’occupation précaire avec astreinte

Le logement est attribué moyennant redevance (article R. 2124-68, Code général de la propriété des personnes publiques. Les avantages accessoires (eau, gaz, électricité et chauffage) sont nécessairement à la charge de l’agent logé.

La redevance est égale à 50% de la valeur locative réelle des locaux occupés (article. R. 2124-68 du Code général de la propriété des personnes publiques). Elle fait l’objet d’un précompte mensuel, sur la rémunération de l’agent logé, et commence à courir à la date de l’occupation des lieux (article R. 2124-70, Code général de la propriété des personnes publiques). Eu égard au principe de parité, la redevance mise à la charge d’un agent territorial ne peut être réduite à un montant inférieur à celui résultant de l’application de ces dispositions (Conseil d’État, 30 octobre 1996, requête 153679).

2.2.2.3 – Évaluation forfaitaire

Le forfait « logement » est établi sur la base d’un barème correspondant à huit tranches de revenus ; les forfaits sont revalorisés chaque année. Le forfait logement intègre la valeur du logement ainsi que les charges suivantes : eau, gaz, électricité, chauffage, garage du véhicule. Il convient de noter que les forfaits sont réévalués au 1er janvier de chaque année, et qu’ils ne constituent que des montants minimaux pour l’évaluation (articles 5 et 7 de l’arrêté ministériel du 10 décembre 2002).

Le revenu à prendre en compte est le salaire brut mensuel, avant incorporation des avantages en nature, y compris les différentes primes et indemnités : la notion de salaire brut mensuel s’entend comme la totalité de la rémunération (SFT, NBI, indemnité de résidence) puisque la circulaire de 2003 fait appel à la notion de "rémunération principale". Elle précise en effet que "Pour l’application pratique de ces dispositions, il convient de prendre en considération le salaire brut mensuel avant incorporation des avantages en nature soit "le salaire brut mensuel en espèces", lequel comprend, outre la rémunération principale, les différentes primes, gratifications et indemnités en espèces entrant normalement dans l’assiette des cotisations de sécurité sociale, peu important la période à laquelle elles se rapportent". Le tableau en annexe 1 de la circulaire indique le montant mensuel de l’avantage logement à réintégrer dans l’assiette de cotisations suivant les tranches de revenus et le nombre de pièces du logement.

2.2.2.4 – Évaluation d’après la valeur locative

La valeur locative servant à l’établissement de la taxe d’habitation est fournie par les services fiscaux : elle ne doit porter que sur les locaux effectivement utilisés par le salarié pour ses besoins propres et non sur les locaux professionnels situés éventuellement dans le logement. Si cette valeur locative ne peut être déterminée, c’est la valeur locative réelle qui devra être prise en compte, c’est-à-dire le taux des loyers pratiqués dans la commune pour un logement comparable, ou, à défaut, la valeur forfaitaire. Les avantages accessoires pris en charge par l’employeur : eau, gaz, électricité, chauffage, garage du véhicule, doivent être ajoutés pour leur montant réel à la valeur locative du logement ; il en est de même pour les autres charges (taxe d’habitation, assurances…), éventuellement pris en charge par l’employeur.

2.3 – Véhicules (annexe n°2)

2.3.1 – Véhicules concernés

Constitue un avantage en nature soumis à cotisations sociales l’utilisation privée d’un véhicule mis à la disposition du salarié de façon permanente. Il y a mise à disposition permanente lorsque le salarié n’est pas tenu de restituer le véhicule en dehors de ses périodes de travail (samedi et dimanche) ou pendant ses périodes de congés. L’évaluation de l’avantage en nature est effectuée, à la seule diligence de l’employeur, soit sur la base des dépenses réellement engagées, soit sur la base d’un forfait.

2.3.1.1 – Véhicule de fonction et véhicule de service

Les collectivités territoriales peuvent autoriser leur personnel à utiliser les véhicules de leur parc automobile. Deux modalités d’utilisation des véhicules des collectivités sont distinguées :

  1. Véhicule de fonction : véhicule affecté à certains fonctionnaires d’autorité pouvant être utilisé pour les nécessités de service et pour usage privé (week-ends, congés, …) ;
  2. véhicule de service : véhicule utilisable par tout agent pour les seules nécessités de service.
2.3.1.2 – Prise en compte pour les avantages en nature

L’utilisation d’un véhicule de fonction est constitutive d’un avantage en nature puisque l’agent en bénéficie pour son usage privé et n’est pas obligé de remettre à son employeur le véhicule après utilisation professionnelle. En revanche, l’utilisation d’un véhicule de service n’est pas considérée comme un avantage en nature puisque le véhicule est exclusivement utilisé pendant le service des agents.

2.3.2 – Modalités d’évaluation

Lorsque l’employeur met à la disposition permanente de l’agent un véhicule, l’avantage en nature constitué par l’utilisation privée du véhicule est évalué selon deux possibilités :

  1. Évaluation selon les dépenses réellement engagées ;
  2. évaluation selon un forfait annuel.

Une différence est faite entre véhicule d’achat et véhicule de location. Le coût d’amortissement (en cas d’achat), les frais d’entretien, d’assurance et éventuellement de carburant sont également pris en compte dans cette évaluation. L’évaluation annuelle intègre l’’amortissement de l’achat du véhicule (20% par an du prix public d’achat TTC sur 5 ans, et 10% par an pour les véhicules ayant plus de 5 ans), l’assurance et les frais d’entretien, éventuellement les frais de carburant utilisé pour un usage privé et payé par l’employeur. L’évaluation est calculée en proratisant le nombre de kilomètres parcourus pour l’usage personnel annuellement (ou pendant la durée de la mise à disposition au cours d’une année) par le nombre total de kilomètres parcourus par le véhicule pendant la durée de mise à disposition au cours d’une année. Voir l’annexe n°2 qui récapitule l’ensemble des taux et conditions relatives au véhicule.

2.4 – Technologies de l’Information & de la Communication (TIC) (Annexe n°3)

Lorsque l’employeur met de manière permanente à la disposition de l’agent des outils de TIC (téléphones mobiles, micro ordinateurs, progiciel, Internet, accès télécopieur, ramettes de papier …) dont l’usage est en partie privé, cette utilisation privée constitue un avantage en nature. Cependant, n’est pas considérée comme un avantage en nature l’utilisation raisonnable de ces outils dans la vie quotidienne des salariés : appels de courte durée au domicile, brèves consultations de sites pratiques sur internet, justifiés par les besoins ordinaires de la vie professionnelle et familiale. Pour cette catégorie d’avantages, il existe aussi deux systèmes d’évaluation au choix de l’employeur :

  1. Évaluation selon les dépenses réellement engagées ;
  2. évaluation selon un forfait annuel, estimé à 10% du coût d’achat ou de l’abonnement toutes taxes comprises. Il est à préciser que l’évaluation est proratisée lorsque la mise à disposition intervient au cours de l’année, mais le mois incomplet est pris en compte pour son intégralité. Voir l’annexe 3 pour illustration ce point.
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*Annexe n°1 : logement de fonction

Mise à jour au 1er janvier 2018

Revenu au regard du plafond mensuel de la sécurité sociale (1)
Avantage en nature pour :Logement d’1 pièce principalePar pièce pour un logement de plus d’1 pièce principale
Inférieur à 0,5 fois le plafond (1.655,50 €) 69,20 € 37 €
Entre 0,5 et inférieur à 0,6 fois le plafond (1.655,50 et 1.986,59€) 80,80 € 51,90 €
Entre 0,6 et inférieur à 0,7 fois le plafond (1986,60 et 2.317,69 €) 92,20 € 69,20 €
Entre 0,7 et inférieur à 0,9 fois le plafond (2.317,70 et 2979,89 €) 103,60 € 86,40 €
Entre 0,9 et inférieur à 1,1 fois le plafond (2979,90 et 3.642,09 €) 126,90 € 109,50 €
Entre 1,1 et inférieur à 1,3 fois le plafond (3.642,10 et 4.304,29 €) 149,90 € 132,40 €
Entre 1,3 et inférieur à 1,5 fois le plafond (4304,30 et 4.966,49 €) 172,90 € 161,30 €
Egal ou supérieur à 1,5 fois le plafond (4.966,50 €) 195,90 € 184,40 €

(1) Sommes au 1er janvier 2018 sur la base du plafond mensuel de la sécurité sociale de 3311 euros. Pour les années suivantes, si la modification n’est pas apportée en temps réel il convient de recalculer en fonction des plafonds de sécurité sociale qui sont abordés dans la circulaire du CDG relative aux plafonds de la sécurité sociale et aux prélèvements sociaux.

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*Annexe n°2 : véhicule de fonction

Type de véhiculeForfait annuel - Prise en charge par l’employeur du carburant utilisé en usage privé Forfait annuel - Absence de prise en charge par l’employeur du carburant utilisé en usage privé Dépenses réelles
Acheté : Moins de 5 ans 9% du coût d’achat + les dépenses de carburant
Ou
12% du coût d’achat
9% du coût d’achat TTC Amortissement : 20% du coût global d’achat ,
Assurance ,
Frais d’entretien ,
Carburant utilisé pour l’usage privé et payé par l’employeur, le cas échéant
Acheté : Plus de 5 ans 6% du coût d’achat + les dépenses de carburant
Ou
9% du coût d’achat
6% du coût d’achat TTC Amortissement : 10% du coût global d’achat ,
Assurance ,
Frais d’entretien ,
Carburant utilisé pour l’usage privé et payé par l’employeur le cas échéant
Location ou Location avec option d’achat 30% du coût global annuel TTC + les dépenses de carburant ou 40% du Coût global annuel TTC comprenant :
Location ,
Assurance ,
Frais d’entretien ,
Carburant
30% du Coût global annuel TTC comprenant :
Location ,
Assurance ,
Frais d’entretien
Coût global annuel de location ,
Assurance ,
Frais d’entretien ,
Carburant, utilisé pour l’usage privé et payé par l’employeur le cas échéant

L’évaluation est calculée en proratisant le nombre de kilomètres parcourus pour l’usage personnel annuellement (ou pendant la durée de la mise à disposition au cours d’une année) par le nombre total de kilomètres parcourus par le véhicule pendant la durée de mise à disposition au cours d’une année, soit :

Dépenses réelles évaluées x kilomètres parcourus pendant l’année à usage personnel > Total des kilomètres parcourus annuellement.

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*Annexe n°3 : techniques de l’information et de la communication

Avantage en nature à intégrer dans l’assiette des cotisations
Type de matériel Forfait annuel TTCDépenses réelles
Achat 10 % du prix public d’achat TTC Factures détaillées et notamment : Accès à Internet ,Téléphone
Abonnement pour location 10 % du coût annuel d’abonnement TTC
Pas de distinction entre achat et abonnement pour location 10 % du coût total prévu par le contrat
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